Ban nhân sự là gì? Các công việc chính của ban nhân sự

Trong tất cả các tổ chức, có một phòng ban quan trọng có tên gọi là "Ban nhân sự." Tuy nhiên, không phải ai cũng biết ban nhân sự là gì? Trong bài viết này, Vinateks sẽ chia sẻ những thông tin chi tiết về ban nhân sự, đồng thời tìm hiểu những xu hướng và cơ hội phát triển nghề nghiệp đáng chú ý trong lĩnh vực này.

1. Khái quát về bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp

Ban nhân sự hay còn được gọi là bộ phận nhân sự, là một phần quan trọng trong việc trực tiếp hoặc giao công việc tới các công ty headhunter để tìm kiếm, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên có năng lực phù hợp để lấp đầy những vị trí thiếu hụt nhân lực trong tổ chức.

Nhiệm vụ chính của bộ phận tuyển dụng là đảm bảo chọn lựa đúng người cho đúng vị trí và điều hành quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả, giúp các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, họ phải đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng được thực hiện với mức chi phí phù hợp nhất. 

Ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa, bộ phận tuyển dụng thường do một cá nhân đảm nhiệm. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp lớn và các tập đoàn đa quốc gia, bộ phận này có thể bao gồm một phòng ban với số lượng thành viên lên đến vài chục người.

2. Những thành viên quan trọng trong ban nhân sự

2.1 Giám đốc nhân sự

Giám đốc nhân sự là người đứng đầu của ban nhân sự, đảm nhiệm vai trò lãnh đạo và chiến lược. Trong bộ phận tuyển dụng, giám đốc nhân sự không tham gia vào các hoạt động chi tiết hàng ngày; thay vào đó, họ tập trung vào xây dựng và thực thi chính sách, đồng bộ hóa quy trình tuyển dụng ở mức độ tổng thể, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho bộ phận tuyển dụng triển khai các kế hoạch hiệu quả. Ngoài ra, giám đốc nhân sự cần có khả năng dự đoán và đưa ra chiến lược phù hợp với xu hướng nhân sự và thị trường lao động hiện tại và tương lai.

2.2 Trưởng phòng nhân sự

Dưới cấu trúc tổ chức của ban nhân sự, trưởng phòng nhân sự thường là người đứng đầu bộ phận tuyển dụng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà không có chức danh giám đốc nhân sự. Họ chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ tương tự như giám đốc nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Vai trò này yêu cầu họ phải sở hữu kiến thức và kỹ năng quản lý vượt trội để đảm bảo hoạt động nhân sự của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

2.3 Quản trị hành chính – nhân sự

Quản trị hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm về công việc hành chính của ban nhân sự. Vị trí này thường tham gia vào việc xây dựng và duy trì hồ sơ nhân sự, quản lý các quy trình và chính sách hành chính, cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động. Quản trị hành chính - nhân sự có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ của ban nhân sự, giúp duy trì tính bảo mật và đáng tin cậy của thông tin nhân viên.

2.4 Chuyên viên tuyển dụng

Chuyên viên tuyển dụng là người tìm kiếm, thu hút và lựa chọn nhân viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Trong bộ phận tuyển dụng, họ đảm bảo rằng các vị trí công việc được điền đầy đủ và đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp. Công việc của chuyên viên tuyển dụng trong ban nhân sự bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng. Đồng thời, chuyên viên trong bộ phận tuyển dụng cũng phải xây dựng và duy trì các mối quan hệ với các trường đại học, các công ty tuyển dụng và các nguồn cung cấp khác để đảm bảo nguồn tài năng liên tục cho doanh nghiệp.

2.5 Chuyên viên đào tạo và phát triển

Trong ban nhân sự, chuyên viên đào tạo và phát triển chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên. Họ cần đáp ứng các nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp và giúp nhân viên phát triển bản thân trong công việc và sự nghiệp. Chuyên viên đào tạo và phát triển cũng tham gia vào việc đánh giá hiệu quả đào tạo và đề xuất cải tiến trong quá trình phát triển nhân lực trong ban nhân sự.

2.6 Chuyên viên tiền lương và phúc lợi

Chuyên viên tiền lương và phúc lợi quản lý các chính sách liên quan đến tiền lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Họ cân nhắc các yếu tố tài chính, chính sách công ty và quy định pháp luật để xây dựng các gói phúc lợi hấp dẫn giúp duy trì và tăng cường động lực làm việc của nhân viên. Ngoài ra, chuyên viên tiền lương và phúc lợi trong ban nhân sự thường tham gia vào việc đánh giá thị trường tiền lương và các chính sách phúc lợi của các đối thủ cạnh tranh, từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

3. Các chức năng chính của ban nhân sự

3.1 Chức năng lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (Compensation & Benefits) có trách nhiệm quản lý mức thu nhập của toàn bộ nhân sự trong công ty. Đây là bộ phận được đánh giá cao bởi nhiệm vụ chính của họ là xây dựng và thực hiện toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách liên quan.

Vì tính chất công việc liên quan trực tiếp đến thu nhập của nhân viên, những nhân sự thuộc bộ phận C&B trong ban nhân sự cần nắm vững và hiểu rõ kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như các văn bản pháp lý có liên quan.

3.2 Chức năng tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng trong ban nhân sự phải đảm bảo tuyển đủ nhân viên cần thiết cho hoạt động của công ty. Đồng thời, ứng viên được tuyển cũng phải đáp ứng các tiêu chí riêng của từng phòng ban và các yêu cầu chung dựa trên mục tiêu và chiến lược của công ty.

Chất lượng nhân sự đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của công ty. Vì vậy, người làm bộ phận tuyển dụng cần xem xét kỹ lưỡng từng ứng viên để tìm ra người phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

3.3 Chức năng quản lý hành chính

Chức năng quản lý hành chính của ban nhân sự có nhiệm vụ chính là xây dựng một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn nhằm hiệu quả hóa quản lý công việc của tất cả nhân viên trong công ty. Ngoài ra, bộ phận này cũng có trách nhiệm đưa ra các quyết định khen thưởng phù hợp nhằm khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Hơn thế nữa, đây cũng là bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết mâu thuẫn nếu có xảy ra giữa các thành viên trong đội ngũ nhân viên hoặc giữa nhân viên và ban giám đốc.

3.4 Chức năng đào tạo và phát triển (T&D)

Ngoài việc tiến hành tuyển dụng và xây dựng kế hoạch lương thưởng và phúc lợi, ban nhân sự còn đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đào tạo và phát triển nhân sự (Training & Development). Nhiệm vụ chính là tổ chức các buổi đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết cho nhân viên, nhằm giúp họ làm việc hiệu quả trong quá trình làm công việc.

Dựa trên quy định, mục tiêu và chiến lược của công ty, ban nhân sự sẽ xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng làm quen với công việc và tạo sự thích nghi nhanh chóng. Bên cạnh đó, bộ phận T&D trong ban nhân sự còn đảm nhận trách nhiệm phát triển năng lực cho những nhân viên đang làm việc trong công ty, nhằm nâng cao chuyên môn và hiệu suất lao động. 

3.5 Chức năng quản trị nguồn nhân lực

Mảng quản trị nguồn nhân lực tập trung vào việc quản lý, theo dõi và phân tích các thông tin về nhân viên, bao gồm hiệu suất làm việc, cơ hội phát triển và quản lý hiệu quả tài nguyên con người trong doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi sự am hiểu về các công cụ và kỹ thuật quản trị nguồn nhân lực của ban nhân sự, từ đó giúp tối ưu hóa hiệu suất lao động và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.

3.6 Chức năng phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự

Mảng phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, phân tích, báo cáo các dữ liệu liên quan đến nhân viên và hoạt động nhân sự. Thông qua việc sử dụng các công cụ phân tích, ban nhân sự có cơ sở để ra quyết định chiến lược, cải thiện quy trình và tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức. Dữ liệu nhân sự bao gồm thông tin về tiền lương, hiệu suất làm việc, tình hình đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả của các chương trình nhân sự và nhiều yếu tố khác có liên quan đến nguồn nhân lực.

4. Những nhiệm vụ chính của ban nhân sự

4.1 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động tuyển dụng

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của ban nhân sự là tuyển dụng và lựa chọn ứng viên.

Quá trình này của bộ phận tuyển dụng bao gồm các bước như xác định nhu cầu cho một vị trí, viết mô tả công việc, đồng thời xác định các yêu cầu và bộ kỹ năng cần có ở ứng viên. Kế tiếp, ban nhân sự thiết lập ngân sách tiền lương, tiến hành sàng lọc, phỏng vấn và lựa chọn ra người phù hợp nhất cho công việc.

Nếu quy trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu, đảm bảo rằng nhân viên được tuyển dụng phù hợp với công việc, thì mức độ gắn kết giữa nhân viên và công ty cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nâng cao.

4.2 Đào tạo và phát triển nguồn lực của công ty

Ban nhân sự chịu trách nhiệm thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Điều này nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên và tăng cường hiệu suất làm việc. Mục tiêu của các buổi đào tạo là đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại của công ty và đồng thời phát triển chất lượng nguồn nhân lực.

4.3 Duy trì và quản lý hoạt động nhân sự

Ban nhân sự có trách nhiệm tương tác và phối hợp với các phòng ban liên quan để tiến hành tuyển dụng, sắp xếp và điều động nhân sự một cách hợp lý. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm ban hành và phổ biến các quy định và chính sách nhân sự cho toàn công ty, cùng với việc giám sát và nhắc nhở mọi người tuân thủ các quy định này.

Những hoạt động này của ban nhân sự đóng góp quan trọng trong việc duy trì và quản lý nguồn nhân lực của công ty một cách hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp hoạt động trôi chảy và đạt được thành công bền vững trong dài hạn.

4.4 Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi có nhân viên mới gia nhập công ty, ban nhân sự chịu trách nhiệm cập nhật thông tin của họ vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Điều này giúp công ty quản lý và sắp xếp công việc cho nhân viên một cách thuận tiện nhất và lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả.

Các dữ liệu này sẽ được ban nhân sự liên tục cập nhật và làm mới trong quá trình làm việc của nhân viên. Thông tin về kinh nghiệm, trình độ, quá trình công tác, và nhiều yếu tố khác sẽ là cơ sở quan trọng để bộ phận nhân sự đưa ra các quyết định liên quan đến bổ nhiệm, tăng lương, hoặc thuyên chuyển lao động một cách hợp lý.

5. Những phẩm chất người làm ở ban nhân sự cần có

5.1 Khả năng quan sát

Khả năng quan sát là một trong những phẩm chất quan trọng của nhân viên ban nhân sự. Điều này giúp họ nhận biết các vấn đề, nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp cũng như hiểu rõ văn hóa tổ chức để phù hợp tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực. Sự quan sát giúp nhân viên ban nhân sự nắm bắt các xu hướng và thay đổi trong công việc và môi trường lao động, từ đó đưa ra các quyết định và phản ứng linh hoạt.

5.2 Khả năng phán đoán

Nhân viên nhân sự cần có khả năng phán đoán để đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc tuyển dụng, phát triển và quản lý nhân viên. Điều này đòi hỏi họ phải đánh giá và xử lý thông tin phức tạp một cách logic và chính xác. Sự phán đoán giúp nhân viên ban nhân sự đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và sự phát triển của nhân viên.

5.3 Tính kiên nhẫn

Tuyển dụng và quản lý nhân viên thường đòi hỏi sự kiên nhẫn trong giải quyết các vấn đề, đối mặt với các thách thức và xử lý những tình huống không thể tránh khỏi. Nhân viên ban nhân sự cần giữ bình tĩnh và kiên nhẫn trong mọi tình huống.

5.4 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt và tương tác hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và ứng viên. Nhân viên ban nhân sự cần phải thể hiện khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả trong cả việc viết và nói.

5.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng tìm kiếm và áp dụng các giải pháp thích hợp cho các tình huống phức tạp và thách thức trong quá trình tuyển dụng, phát triển và quản lý nhân sự.

5.6 Công bằng và tôn trọng nguyên tắc

Nhân viên ban nhân sự cần tuân thủ các nguyên tắc công bằng và tôn trọng đối với tất cả các nhân viên, đảm bảo quyền lợi và giá trị của mỗi cá nhân được tôn trọng và đảm bảo động lực làm việc của nhân viên.

5.7 Ứng xử linh hoạt

Nhân viên ban nhân sự cần có khả năng ứng xử linh hoạt, điều này giúp họ thích ứng với các tình huống và điều chỉnh phương án làm việc để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Kết luận

Ban nhân sự đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Các thành viên trong bộ phận này phải có các kỹ năng, nhiệm vụ và phẩm chất cần thiết để đảm bảo việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Sự hiểu biết và ứng dụng đúng đắn các chức năng và nhiệm vụ của ban nhân sự sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng đội ngũ nhân viên tài năng, giúp doanh nghiệp phát triển và thịnh vượng trong tương lai.