Bí quyết về cách quản lý công nhân giúp tăng năng suất hiệu quả

Công nhân là tài nguyên quý báu, đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất tại các nhà máy và xí nghiệp. Cách quản lý công nhân do tổ trưởng và quản lý sản xuất thực hiện có tác động lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét những chiến lược hiệu quả để quản lý công nhân một cách tốt nhất.

1. Vai trò quan trọng của người quản lý sản xuất đối với doanh nghiệp 

Trách nhiệm chính của tổ trưởng và quản lý sản xuất nằm ở cách quản lý công nhân và các nhân viên trong tổ sản xuất của họ. Đây là những chuyên gia trong việc quản lý quá trình sản xuất, bao gồm quản lý nguồn lực như nguyên vật liệu, thiết bị, và nhân lực. 

Tổ trưởng và quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất cao. Họ cần phải đảm bảo rằng quá trình sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả và có thể điều chỉnh theo tình hình thay đổi. Điều này đòi hỏi họ phải có trình độ cao và cách quản lý công nhân xuất sắc để tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu và nâng cao hiệu suất sản xuất.

2. Các cách quản lý công nhân hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất 

- Hiểu được bản chất công việc: Trong cách quản lý công nhân hiệu quả, việc này không chỉ bao gồm việc vận hành quy trình sản xuất và theo dõi tiến độ, mà còn liên quan đến xử lý các yêu cầu từ đối tác. Ngoài ra, người quản lý cần chịu trách nhiệm trong cách quản lý công nhân và lực lượng lao động chính trong các nhà máy hoặc xí nghiệp của họ.

- Đảm bảo các yếu tố để nâng cao hiệu suất công việc: Cải thiện năng suất lao động là mục tiêu hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp khi tuyển dụng người quản lý sản xuất. Quản lý cần tích lũy kinh nghiệm trong việc theo dõi hoạt động của nhân viên và áp dụng các chiến lược quản lý. Điều này giúp đảm bảo hiệu suất làm việc chính xác và tuân thủ quy trình trong cách quản lý công nhân.

- Nắm vững số lượng công nhân: Số lượng công nhân trong từng bộ phận có thể biến đổi bất kỳ lúc nào. Thay đổi này phụ thuộc vào việc điều chuyển nhân sự và cách quản lý công nhân không hiệu quả do nghỉ việc hoặc sa thải. Do đó, trong quá trình quản lý, không phải lúc nào người quản lý cũng có thể dự đoán chính xác khối lượng công việc cho từng hạng mục hoặc bộ phận, do sự biến động không đều về số lượng công nhân.

- Xây dựng chỉ tiêu cho các bộ phận khác nhau: Cách quản lý công nhân hiệu quả đòi hỏi việc xây dựng các chỉ tiêu cụ thể, áp dụng cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong bất kỳ ngành nghề nào. KPI cụ thể đóng vai trò quan trọng, đánh thức trách nhiệm và khả năng tự quản lý của công nhân. Khi công nhân hoặc bộ phận biết rõ nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu cụ thể, họ sẽ tự động hướng sự quan tâm vào việc hoàn thành chúng. Điều này thúc đẩy trách nhiệm và hiệu suất của họ, đồng thời cải thiện cách quản lý công nhân cũng như hoạt động tổ chức.

- Giám sát thời gian làm việc của từng công nhân: Trong cách quản lý công nhân hiệu quả, không chỉ cần theo dõi số lượng, mà còn cần giám sát chất lượng và hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng chỉ tiêu để kiểm soát chất lượng và thời gian làm việc của công nhân, nhằm tối ưu hóa thời gian và năng lực, và giảm thiểu tổn thất hiệu suất trong các dự án.

- Sắp xếp và phân tầng hợp lý đội ngũ công nhân: Để thực hiện một dự án hoặc quản lý một doanh nghiệp thành công, sự đồng thuận và phối hợp mượt mà giữa các thành viên là rất quan trọng trong cách quản lý công nhân. Vai trò của người quản lý trở nên hiệu quả khi họ biết cân nhắc vị trí và nhiệm vụ của từng công nhân dựa trên kinh nghiệm, năng lực và độ phức tạp của công việc, tạo nên một môi trường làm việc tốt và năng suất.

- Thiết lập cơ chế thưởng phạt công minh: Việc xây dựng quy định và chính sách để thúc đẩy hiệu suất là một cách quản lý công nhân truyền thống nhưng hiệu quả. Nó có thể khích lệ và động viên nhân viên, dựa trên việc hoàn thành nhiệm vụ, đóng góp sáng tạo và vượt qua mục tiêu công việc. Kỹ thuật thưởng phạt này có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tự nguyện và trách nhiệm hơn khi họ biết mục tiêu được đề ra để đạt được sự khen ngợi.

- Lắng nghe, quan tâm và xử lý triệt để mâu thuẫn: Trong các môi trường làm việc khác nhau, mâu thuẫn thường xuyên xảy ra giữa các công nhân, đặc biệt là khi họ đến từ nhiều vùng miền khác nhau. Cách quản lý công nhân hiệu quả của người quản lý là giải quyết những mâu thuẫn này một cách tận tâm. Điều quan trọng nhất là lắng nghe và quan tâm đến tâm lý của từng công nhân, xem xét công bằng và bình đẳng trong việc xử lý mâu thuẫn. Chỉ khi đó, quản lý có thể thúc đẩy sự đoàn kết và tạo mối quan hệ tích cực giữa công nhân, đảm bảo sự hòa thuận và hiệu quả trong công việc chung.

- Truyền cảm hứng và tạo động lực cho công nhân: Trong một tổ chức, sự đoàn kết, dù có xây dựng đến đâu, cũng sẽ dễ dàng suy yếu khi đội ngũ lao động thiếu mục tiêu và tầm nhìn chung. Cách quản lý công nhân cũng tác động đến niềm tự hào và tinh thần làm việc.

- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện: Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng công việc lý tưởng không chỉ bắt nguồn từ thu nhập và quyền lợi nhân viên, mà còn xuất phát từ môi trường làm việc và văn hóa tổ chức. Do đó, tạo ra một môi trường làm việc và văn hóa công ty thích hợp trở thành mục tiêu quan trọng trong cách quản lý công nhân hiệu quả.

- Xây dựng tầm nhìn chiến lược: Một tầm nhìn chiến lược hợp lý, khoa học và chuyên nghiệp sẽ tạo sự đồng thuận trong hành động và góp phần quan trọng vào cách quản lý công nhân cũng như thành công của tổ chức. Những tầm nhìn chiến lược nhỏ này cũng là nền móng cho việc thực hiện các chiến lược lớn của doanh nghiệp. 

- Xây dựng tinh thần làm việc hết mình: Trong cách quản lý công nhân hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng một môi trường làm việc văn minh và động viên nhân viên hết mình. Điều này bao gồm tuân thủ quy định, kỷ luật công việc, và hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, họ cần tổ chức đào tạo, thảo luận về khó khăn cá nhân, thúc đẩy văn hóa làm việc năng động và loại bỏ sự ủ rũ và chán nản.

- Sử dụng các công cụ làm việc: Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc bỏ qua các công cụ để tối ưu cách quản lý công nhân sẽ là một thiếu sót đáng tiếc. Những công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa cách quản lý công nhân mà còn tạo nhiều điều kiện thuận lợi hơn. Nhờ vào chúng mà có thể hiệu quả hóa việc quản lý từ xa, mà không cần phải làm việc trực tiếp với nhân viên. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa các công cụ này, quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng về công nghệ.

- Áp dụng nghệ thuật khen - chê: Khi nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc, cách quản lý công nhân tốt nhất là thể hiện sự biết ơn bằng những lời khen, tạo động lực. Tuy nhiên, khen ngợi cần phải được trình bày chính xác và không quá đà để tránh tự mãn. Bên cạnh đó, việc sử dụng phê bình một cách tế nhị và nhẹ nhàng cũng là giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sáng tạo và phát triển. 

- Gắn kết nhân viên với các mục tiêu chung của tổ chức: Đặt mục tiêu cho tổ chức hoặc nhóm là một quá trình đòi hỏi thời gian và sự cân nhắc cẩn thận. Cách quản lý công nhân thông minh là nên dành thời gian tương tác với nhân viên, lắng nghe ý kiến và khả năng của họ để xây dựng những mục tiêu cụ thể và tham vọng. Những nhà quản lý xuất sắc luôn đảm bảo rằng cách quản lý công nhân giúp họ hiểu rõ mục tiêu chung, lên kế hoạch chi tiết và tôn trọng đóng góp của họ sau khi đạt được mục tiêu. 

- Trao quyền cho nhân viên: Việc cấp quyền cho nhân viên không chỉ thể hiện sự tôn trọng và hài lòng của họ mà còn tạo sự gắn kết mạnh mẽ. Các công ty đã thực hiện cách quản lý công nhân này bằng cách kết hợp sự tham gia của nhân viên trong quản lý, quyết định, và chia sẻ thông tin quan trọng. Điều này không chỉ giúp giảm áp lực cho lãnh đạo mà còn cung cấp cơ hội cho nhân viên phát triển kiến thức và kỹ năng mới.

- Người quản lý là một tấm gương: Để quản lý hiệu quả những công nhân cứng đầu, cách quản lý công nhân quan trọng nhất là trở thành một người lãnh đạo mẫu mực. Sự thể hiện của người quản lý phải đi đôi với khả năng thực hiện. Bằng cách thể hiện năng lực qua công việc của mình, người quản lý có thể chứng minh cho tất cả mọi người thấy mình xứng đáng với vị trí này. Đồng thời, tuân thủ quy định và quy tắc là điều mà người quản lý luôn phải đảm bảo trong cách ưuản lý công nhân.

3. Những sai lầm mà nhà quản lý thường mắc phải 

- Nghĩ rằng bạn biết mọi thứ: Nếu bạn vừa nhận được cơ hội thăng chức để trở thành quản lý bộ phận sản xuất, có lẽ bạn sẽ cảm thấy như mình đã nắm vững tất cả về bộ phận này. Dù cho điều đó có phải hay không, bạn chắc chắn rằng cách quản lý công nhân không thể đảm bảo bạn biết mọi điều quan trọng trong công việc mới, đặc biệt khi đó là một nhiệm vụ đầy thách thức, liên quan đến việc quản lý con người.

- Cho mọi người thấy rằng ai là người lãnh đạo: Khi mọi người trong nhóm bạn đã nhận thức rõ ai là người đứng đầu, bạn không nên tự thể hiện quyền lực. Thay vào đó, quyền lãnh đạo và cách quản lý công nhân của bạn nên được thể hiện thông qua hành động, qua việc tạo ra những sự thay đổi tích cực.

- Thay đổi mọi thứ: Nếu mọi việc không diễn ra theo ý bạn hoặc theo cách mà bạn thường mong đợi, điều đó không nhất thiết có nghĩa là chúng sai. Hãy học cách phân biệt giữa hai khái niệm: sự khác biệt và sự sai lầm.

- Sợ hãi khi làm bất kì việc gì: Có khả năng bạn sẽ không đặt ra yêu cầu để thăng tiến hoặc bạn thiếu tự tin vào khả năng của mình để thực hiện điều này. Hãy tránh để những suy nghĩ tiêu cực ấy gây ảnh hưởng đến cách quản lý công nhân cũng như sự nghiệp của bạn.

- Không dành thời gian để tìm hiểu mọi người: Bạn có thể đã cùng làm việc với họ trong một khoảng thời gian dài, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc bạn thấu hiểu họ hoàn toàn. Một cách quản lý công nhân hiệu quả đó là cố gắng khám phá những điều mà họ đánh giá cao và cách thúc đẩy họ, cũng như những gì gây áp lực và lo sợ cho họ. 

- Không dành thời gian cho sếp: Vì sếp là người thăng chức cho bạn, nên họ biết rõ việc bạn sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn và áp lực với những cách quản lý công nhân. Vì thế, họ có thể nghĩ rằng bạn không có thời gian cho họ. Nhưng đó là một quan điểm sai lầm. Trong vai trò của bạn, việc hỗ trợ sếp vẫn giữ nguyên, như khi bạn còn là một nhân viên bình thường. 

- Không chú ý tới những vấn đề hoặc công nhân gây rối: Không thể tránh khỏi việc gặp phải khó khăn và nuôi hy vọng rằng chúng sẽ biến mất. Khi xảy ra điều gì đó, bạn phải đảm nhận trách nhiệm tìm ra giải pháp tốt nhất và thực hiện nó. 

- Không để bản thân cư xử như 1 con người: Việc bạn là một nhà quản lý không có nghĩa bạn sẽ không thể có sự ấm áp. Bạn vẫn có thể cười đùa và chia sẻ cảm xúc, và đôi khi, bạn cũng có thể mắc phải những sai lầm trong cách quản lý công nhân.

- Không bảo vệ nhân viên của mình: Trong cách quản lý công nhân với nhóm của bạn, áp lực có thể đến từ nhiều hướng khác nhau. Một số thành viên khác có thể trách bạn vì giao diện gặp vấn đề. Cấp trên có thể quyết định giao toàn bộ công việc khó khăn cho bộ phận của bạn. Hoặc nhà quản lý nhân sự có thể cho rằng mức lương ở bộ phận bạn quá cao.

- Tránh nhận trách nhiệm về bất cứ việc gì: Dù bạn có yêu thích hay không, trong tư cách là một người quản lý, bạn phải chấp nhận hoàn toàn trách nhiệm đối với mọi sự kiện diễn ra trong bộ phận của mình. Mọi hành động của thành viên trong đội là một phần trong cách quản lý công nhân của bạn và phản ánh trực tiếp đến vị thế của bạn.

4. Các phương thức giúp tối ưu quản lý chấm công nhân viên 

4.1 Quản lý chấm công bằng thẻ giấy 

Đây là một cách quản lý công nhân đơn giản trong việc chấm công. Doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị thẻ giấy đặc biệt cho mỗi nhân viên để ghi lại giờ làm việc trong một tháng. Khi nhân viên đến nơi làm việc, họ sẽ đưa thẻ giấy của mình vào một máy chấm công đơn giản. Hệ thống sẽ tự động ghi lại ngày, giờ đến, và giờ về trên thẻ của từng nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ sử dụng cùng một thẻ chấm công trong suốt một tháng để có thể tối ưu cách quản lý công nhân hiệu quả.

• Ưu điểm

- Hệ thống này dễ dàng cài đặt, không cần sử dụng máy chấm công phức tạp hoặc kết nối máy tính.

- Không cần thời gian lâu dài để cài đặt dấu vân tay hoặc chuẩn bị thẻ từ.

- Nếu xảy ra vấn đề nào đó, bạn có thể tích công trực tiếp lên thẻ giấy mà không cần phải chờ đợi sửa chữa hoặc ảnh hưởng đến quá trình chấm công.

- Hệ thống này có thể tích hợp báo giờ vào và ra cũng như hỗ trợ in màu cho từng ca làm việc.

- Dễ dàng di chuyển tới các địa điểm khác nhau mà không đòi hỏi nhiều công sức hoặc chi phí lớn trong việc lắp đặt.

• Nhược điểm

- Thẻ giấy dễ dàng bị hỏng hoặc mất. Do đó, nhân viên cần phải bảo quản thẻ cẩn thận và luôn giữ nó để có thể chấm công đúng giờ.

- Cách quản lý công nhân này có khả năng để nhân viên gian lận công bằng cách ghi lại thông tin không chính xác trên thẻ.

- Quá trình tổng hợp dữ liệu công có thể phức tạp và dễ xảy ra sai sót.

- Không phù hợp cho các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn.

4.2 Quản lý chấm công bằng thẻ từ 

Phương pháp chấm công này được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp với sự tiện lợi và hiệu quả của nó trong cách quản lý công nhân. Thẻ từ chấm công thường đóng vai trò cả thẻ nhận diện cho nhân viên. Mã số và các thông tin liên quan đã được mã hóa trước đó trên thẻ. Đầu đọc thẻ thường được đặt tại các điểm trung tâm hoặc cổng vào công ty. Điều duy nhất mà nhân viên cần làm là đưa thẻ vào đầu đọc, và hệ thống sẽ tự động ghi lại thời gian làm việc của họ.

• Ưu điểm

- Thời gian chấm công nhanh chóng, chỉ mất vài giây.

- Thẻ từ dễ dàng quản lý hơn so với việc sử dụng thẻ giấy.

- Xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác nhờ kết nối trực tiếp với máy tính. Bộ phận nhân sự không cần phải thủ công ghi chép và tổng hợp dữ liệu công trong cách quản lý công nhân.

- Các máy chấm công thẻ từ hiện đại thường có bộ nguồn dự phòng để đảm bảo hoạt động khi có cắt điện.

• Nhược điểm

- Tạo ra chi phí ban đầu cho việc tạo và phát hành thẻ từ cùng máy đọc thẻ.

- Cần thời gian để cài đặt thẻ mới cho nhân viên mới.

- Nhân viên phải tự bảo quản thẻ và mang theo nó mọi lúc, mọi nơi.

- Có nguy cơ xảy ra gian lận hoặc chấm công giả mạo.

4.3 Quản lý chấm công bằng vân tay 

Hiện nay, chấm công bằng vân tay đã trở thành một lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp trong cách quản lý công nhân với sự phổ biến của công nghệ sinh trắc học. Hệ thống này sử dụng hình ảnh vân tay để xác định danh tính của nhân viên, đơn giản hóa việc ghi nhận thời gian làm việc. Sau khi cài đặt ban đầu, máy sẽ tự động ghi nhận thông tin vân tay khi có sự xuất hiện tại đầu đọc.

• Ưu điểm

- Độ chính xác tuyệt đối: Khả năng chống gian lận cao vì mỗi người có dấu vân tay riêng biệt.

- Tự động ghi nhận và trích xuất giờ làm việc và giờ nghỉ.

- Khả năng cài đặt nhiều ca làm việc khác nhau tùy theo nhu cầu.

- Không giới hạn số lượng vân tay được cài đặt.

- Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên so với việc sử dụng thẻ từ hoặc thẻ giấy.

• Nhược điểm

- Chi phí cao hơn so với các cách quản lý công nhân khác: Yêu cầu hệ thống máy tính kết nối, đầu đọc vân tay và thời gian cài đặt.

- Một số tình huống có thể gây khó khăn trong việc đọc dấu vân tay, như khi ngón tay bị bẩn, ướt hoặc lạnh. Điều này có thể dẫn đến sự không chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc và tạo ra sự bất tiện cho nhân viên cũng như trong cách quản lý công nhân.

- Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hoặc cơ khí có thể đối mặt với vấn đề ngón tay của nhân viên thường xuyên bị bẩn hoặc mòn, do đó cần phải định kỳ cập nhật dấu vân tay.

4.4 Quản lý chấm công bằng khuôn mặt 

Trình quản lý chấm công nhân viên tiên tiến này đang đem lại một cách tiếp cận mới trong cách quản lý công nhân, với việc sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính. Hệ thống này sẽ tự động học và lưu trữ các đặc điểm khuôn mặt trong cơ sở dữ liệu của nó. Một số máy chấm công Face ID yêu cầu người dùng đứng trước đầu đọc, trong khi một số khác có thể tự động nhận diện khi nhân viên bước vào văn phòng.

• Ưu điểm

- Hạn chế rủi ro: Nó giảm thiểu các vấn đề phát sinh như mất thẻ hoặc vấn đề về tay ướt, lạnh.

- Không cần tiếp xúc trực tiếp: Nhân viên không cần tiếp xúc vật lý với thiết bị chấm công, giảm nguy cơ lây truyền các bệnh nhiễm trùng.

- Độ chính xác cao: Hệ thống này cung cấp độ chính xác cao, ngăn ngừa gian lận trong việc chấm công.

- Tự động hóa: Hệ thống tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cách quản lý công nhân.

- Tùy chỉnh thông báo: Bạn có thể cài đặt lời chào riêng cho nhân viên hoặc nhận thông báo khi có người lạ xuất hiện.

• Nhược điểm

- Chi phí cao: Cài đặt và duy trì hệ thống FaceID có thể tạo ra chi phí đáng kể. Đặc biệt là khi nó cần đầu tư nhiều cho việc nhận diện khuôn mặt khi người dùng đeo khẩu trang hoặc ở xa.

- Hiệu suất thấp hơn: So với các hệ thống chấm công khuôn mặt giá thấp hơn, cách quản lý công nhân bằng hệ thống Face ID có thể có hiệu suất ghi nhận kém hơn.

- Tốc độ xử lý chậm hơn: Trong một số trường hợp, tốc độ xử lý của hệ thống Face ID có thể chậm hơn so với việc sử dụng vân tay hoặc thẻ từ.

4.5 Quản lý chấm công online 

Phương pháp này còn được gọi là chấm công dựa trên GPS hoặc chấm công qua điện thoại di động. Theo cách quản lý công nhân này, nhân viên sẽ tải và cài đặt ứng dụng chấm công, sau đó sử dụng nó hàng ngày. Hệ thống sẽ ghi chính xác nơi họ đăng nhập và thời gian họ đến từng giây.

• Ưu điểm

- Giảm tiếp xúc tại một điểm duy nhất, mang lại sự tiện lợi cho nhân viên.

- Cho phép doanh nghiệp linh hoạt thiết lập chấm công theo nhu cầu. Không bị ràng buộc bởi vị trí cố định, giúp cách quản lý công nhân từ xa hiệu quả.

- Cung cấp khả năng thiết lập nhiều ca làm việc khác nhau.

- Độ chính xác cao, vì mỗi nhân viên có tài khoản riêng.

- Hệ thống tự động ghi chép và tổng hợp giờ làm.

- Hỗ trợ thông báo khi quên chấm công, giúp nhân viên có cơ hội giải trình ngay lập tức.

• Nhược điểm

- Yêu cầu kết nối internet và sở hữu điện thoại cá nhân.

- Đòi hỏi chi phí ban đầu cao hơn so với việc sử dụng thẻ giấy, thẻ từ hoặc nhận dạng vân tay.

- Thường cần một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự đi kèm.

- Đối với các doanh nghiệp có số lượng lao động phổ thông lớn, cách quản lý công nhân bằng việc sử dụng phần mềm chấm công có thể gây khó khăn.

Kết luận

Mỗi doanh nghiệp đều có sự đa dạng trong đặc điểm và quy trình hoạt động riêng biệt. Điều này đặt ra yêu cầu cần phải lựa chọn những cách quản lý công nhân phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc có thể giúp tối ưu hóa quá trình tổng hợp công việc và đảm bảo tính chính xác cao. Điều này còn giúp cho các nhà quản lý có khả năng theo dõi tình hình ngay lập tức, mà không cần phải chờ đợi sự can thiệp từ bộ phận quản lý nhân sự để xử lý và chuẩn hóa dữ liệu.