Các bước chuyển đổi số hiệu quả doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một quá trình tất yếu cần thực hiện để đảm bảo sự phát triển của các tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một hành trình tiến hóa và đòi hỏi sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp giải pháp. Trong quá trình này, các nhà cung cấp đóng vai trò đưa ra phương pháp và công cụ thực hiện, giúp doanh nghiệp tiến hành các bước chuyển đổi số hiệu quả.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) đang trở thành xu hướng không thể tránh trong thế giới kinh doanh hiện đại. Đây là quá trình doanh nghiệp áp dụng công nghệ số hóa để cải thiện hoạt động và tận dụng các cơ hội mới. Các bước chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là sử dụng công nghệ, mà còn bao gồm việc thay đổi cách thức làm việc, quy trình kinh doanh, và tư duy của nhân viên. Dưới đây là 6 bước chuyển đổi số cốt lõi để mọi doanh nghiệp có thể triển khai một cách thành công.

2. 10 bước chuyển đổi số quan trọng cho mọi doanh nghiệp

2.1. Giai đoạn 1: Hiểu thế giới thực quan niệm số

Bước 1. Xác định thực thể và các thuộc tính của nó:

Định nghĩa: Thực thể (entity) là các thể hiện có tồn tại trong thế giới vật lý hoặc phi vật lý của doanh nghiệp. Có hai loại thực thể: thực thể vật thể - bao gồm các đối tượng có thể cảm nhận và đo lường trong thế giới vật lý như con người, phương tiện, sản phẩm, máy móc,... và thực thể phi vật thể - bao gồm các yếu tố phi vật thể như kế hoạch, luật, phương án, quy chế, giải pháp, công nghệ,...

Để thực hiện quy trình chuyển đổi số, bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào cần bắt đầu từ việc liệt kê đầy đủ danh sách các thực thể cần thiết cho hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp đó. Việc liệt kê này được chia thành hai nhóm thực thể: thực thể vật thể và thực thể phi vật thể.

Bước 2. Xác định các mối quan hệ giữa các thực thể:

Dựa trên danh sách thực thể để xác định các thuộc tính liên quan cho mỗi thực thể, là những thông tin cần thiết để hoạt động của doanh nghiệp. Có ba loại thuộc tính cần xác định là thuộc tính định danh, thuộc tính trạng thái và thuộc tính liên kết.

- Thuộc tính định danh là các đặc điểm dùng để xác định và phân biệt mỗi thực thể, thường có giá trị cố định. Ví dụ, đối với thực thể "Con người," các thuộc tính định danh có thể là mã ID, mã QR, họ và tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, quốc tịch,...

- Thuộc tính trạng thái phản ánh trạng thái hoạt động và thay đổi của thực thể theo thời gian. Đây là các thuộc tính có giá trị động. Ví dụ, đối với thực thể "Con người," các thuộc tính trạng thái có thể là tình trạng sức khỏe, quá trình đào tạo,... Đối với thực thể "Hợp đồng," các thuộc tính trạng thái có thể là trạng thái sản xuất, trạng thái giao hàng, trạng thái thực hiện hợp đồng, trạng thái thanh toán,...

- Thuộc tính liên kết là các liên kết giữa các thực thể, cho phép xác định mối quan hệ và tương tác giữa chúng. Ví dụ, trong hệ thống quốc gia về người dân, mỗi công dân có ID và mã QR riêng đi kèm với một số thuộc tính cơ bản (như giới tính, ngày sinh, quê quán, dân tộc, nhóm máu). Các cơ sở (bệnh viện, trạm y tế, trung tâm đào tạo, cơ quan hành chính, doanh nghiệp,...) khi tiếp xúc với người dân đều sử dụng chung các dữ liệu theo thuộc tính đã được quốc gia công bố thay vì tự tạo cơ sở dữ liệu riêng. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm chi phí.

Nhìn chung, việc xác định các thuộc tính của thực thể là một bước quan trọng trong việc thực hiện các bước chuyển đổi số, cho phép quản lý và tương tác với dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác

Bước 3. Xây dựng kiến trúc dữ liệu của các phiên bản số:

Kiến trúc dữ liệu đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình phát triển các hệ thống ứng dụng hiện đại. Trước đây, do hạn chế về công nghệ, chúng ta phải chia nhỏ hệ thống thành các phân hệ theo chức năng và phát triển ứng dụng dựa trên từng phân hệ riêng biệt. Điều này đã thúc đẩy phương pháp tổ chức dữ liệu phân tán để hỗ trợ các ứng dụng phân tán. Tuy nhiên, trong quy trình chuyển đổi số, một triết lý hoàn toàn mới đã ra đời - tất cả các thực thể phải có phiên bản số của riêng chúng và các phiên bản số này được liên kết với nhau trong không gian số, tạo nên phiên bản số của thế giới thực mà tổ chức hoặc doanh nghiệp hoạt động.

Để đáp ứng yêu cầu này trong quy trình chuyển đổi số, dữ liệu phải được tổ chức tập trung trên nền tảng đám mây (cloud) theo mô hình kiến trúc thống nhất. Mô hình này bao gồm các thuộc tính lõi của từng thực thể được chia sẻ chung trong tất cả các ứng dụng liên quan đến thực thể đó (được tô màu đỏ). Các thuộc tính liên kết giữa các thực thể (được tô màu xanh dương) được sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu của từng ứng dụng cụ thể. Phần còn lại là các thuộc tính trạng thái (màu xanh nhạt) được tổ chức dựa trên lĩnh vực hoạt động của thực thể.

Tổ chức dữ liệu thống nhất theo mô hình này mang lại nhiều lợi ích trong việc tiến hành các bước chuyển đổi số. Tất cả các ứng dụng liên quan đến một thực thể có thể "hiểu nhau" một cách dễ dàng bởi vì chúng sử dụng chung các dữ liệu thuộc tính lõi. Chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng trở nên dễ dàng hơn vì chúng được tổ chức theo cùng một kiến trúc dữ liệu. Mô hình tổ chức dữ liệu này cũng cho phép hình dung toàn bộ phiên bản số của một thực thể dù nó được tái hiện bởi nhiều tổ chức, cơ quan (nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp,...) trong một tổng thể thống nhất, giống như trong thế giới thực. Mặc dù con người có thể hiểu rõ bức tranh logic toàn cảnh này, nhưng chỉ có các công nghệ số mới có thể tạo ra và xử lý nó.

Bước 4. Xác định phương pháp thu thập dữ liệu cho các phiên bản số:

Thu thập dữ liệu là một giai đoạn quan trọng không thể thiếu trong việc áp dụng công nghệ thông tin để triển khai các bước chuyển đổi số. Chất lượng của kết quả xử lý phụ thuộc trực tiếp vào tính chính xác và tính kịp thời của dữ liệu thu thập. Dữ liệu có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau:

- Phương pháp thu thập trực tiếp là cách phổ biến và quan trọng nhất vì nó phản ánh trạng thái hiện thời của các thực thể trong thực tế. Phương thức thủ công và truyền thống dựa vào việc con người ghi chép dữ liệu khi quan sát thực thể, như việc ghi số điện từ công tơ điện tại từng hộ gia đình. 

Tuy nhiên, phương pháp này có nhiều hạn chế, như chỉ thu thập dữ liệu rời rạc, có tính chủ quan, chính xác thấp, và mất thời gian. Một cách khác là sử dụng thiết bị IoT, bao gồm cảm biến, camera, RFID, GPS,... để thu thập dữ liệu trực tiếp về các hoạt động thực tế. Phương pháp này cho phép thu thập dữ liệu tức thời, khách quan, chính xác và liên tục, góp phần hình thành nền kinh tế ứng phó tức thì.

- Thu thập từ nguồn có sẵn là việc lấy dữ liệu đã tồn tại từ một nguồn khác, có thể cần thiết để kế thừa hoặc đảm bảo tính nhất quán. Nếu đã có các cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý, khi thực hiện quy trình chuyển đổi số, dữ liệu có thể được kế thừa từ các nguồn này sang cơ sở dữ liệu mới theo kiến trúc dữ liệu đã xây dựng chung.

- Một cách thu thập khác là chuyển đổi từ tín hiệu tương tự sang số, là việc thu thập dữ liệu từ nguồn hiện hữu ở dạng khác. Ví dụ, thu thập dữ liệu từ quét và nhận dạng tài liệu giấy, chuyển đổi từ lời nói sang văn bản (voice to text), hoặc chuyển đổi từ ý nghĩ sang tín hiệu số. IoT cứng thường thu thập dữ liệu trạng thái đang diễn ra, trong khi IoT mềm hỗ trợ việc chuyển đổi từ tín hiệu analog sang digital như nhận dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh,...

Ngoài ra, trong quy trình chuyển đổi số, dữ liệu cũng có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn thông qua các mạng xã hội liên quan đến một đối tượng hoặc chủ đề cụ thể, sử dụng các phần mềm tìm kiếm như social listening.

2.2. Giai đoạn 2: Sáng tạo cách làm mới dựa trên những khả năng mới (Heading 3)

Bước 5. Xây dựng những quy trình sản xuất mới:

Khi công nghệ thông tin tiến bộ, quy trình sản xuất dần tự động hóa. Tuy nhiên, nó vẫn giữ nguyên gốc từ quy trình thủ công, hạn chế theo phương thức truyền thống. Quy trình chuyển đổi số đưa ra cách xây dựng quy trình sản xuất mới, không chỉ dựa trên truyền thống mà còn sử dụng dữ liệu từ IoT và công nghệ tiên tiến.

Có ba cấp độ xây dựng quy trình chuyển đổi số trong sản xuất doanh nghiệp:

- Xây dựng quy trình hoàn toàn mới: Sử dụng dữ liệu mới để tạo ra quy trình hoàn toàn mới. Ví dụ, Uber và Airbnb sử dụng dữ liệu GPS và số điện thoại để triển khai dịch vụ gọi xe và thuê phòng. Trong nông nghiệp, dữ liệu về nhu cầu dinh dưỡng và nước của cây ngô đã giúp tạo ra quy trình cung cấp dinh dưỡng và nước tối ưu.

- Xây dựng quy trình từ phép chọn giải pháp tối ưu: Tập trung vào việc lựa chọn quy trình chuyển đổi số phù hợp cho từng tình huống cụ thể. Các công việc truyền thống như kế toán và thống kê có thể được thay đổi hoặc cải tiến bằng công nghệ số.

- Nâng cấp quy trình tự động hóa thành thông minh hóa: Tối ưu hóa quy trình hiện có thông qua dữ liệu từ IoT và phân tích để cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động thông minh. Dữ liệu này giúp cải tiến và tiến hóa quy trình từ từ đạt đến thông minh hóa.

Các chuyên gia chuyên ngành đóng vai trò quan trọng trong xây dựng các quy trình sản xuất mới, sử dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để đẩy mạnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4.

Bước 6. Xây dựng các hệ thống vật lý – số:

Quy trình chuyển đổi số là quá trình quan trọng để hiện thực hóa quy trình sản xuất thông minh. Điều này đòi hỏi việc thiết kế hệ thống vật lý-số, gọi là hệ thống Cyber Physical System (CPS), dựa trên quy trình sản xuất logic đã xây dựng trước đó. CPS được xem là nội dung chính của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, theo Klaus Schwab.

Các công ty công nghệ hàng đầu đang phát triển các hệ thống CPS sử dụng cơ chế tự động tiêu chuẩn như SCADA. Tuy có ưu điểm đáp ứng yêu cầu tự động và thông minh, nhưng nhược điểm là giá thành cao và yêu cầu sự tham gia của các chuyên gia IT và tự động hóa. Việt Nam có thể áp dụng cách này để đạt thành công, nhất là khi nhiều nước phát triển đã chọn hướng đi này.

Mô hình này chuyển thông tin về quy trình sản xuất thành tín hiệu số, được xử lý trong không gian số để điều khiển các thiết bị chấp hành như camera, micro, loa và mô tơ. Việc tiếp cận theo hướng này có thể sử dụng hệ điều hành IoT V-SYS và ngôn ngữ lập trình tự nhiên V-logic của Việt Nam để đáp ứng yêu cầu thiết kế và phát triển các CPS.

Các CPS đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc và hỗ trợ con người làm việc hiệu quả với năng suất lao động cao hơn đáng kể, góp phần thay đổi phương thức sản xuất xã hội. Đây là thành tựu lớn của con người khi ứng dụng tri thức tiên tiến vào sản xuất, dựa trên nền tảng các công nghệ số, tạo nên nền kinh tế số.

Bước 7. Triển khai vận hành:

Việc triển khai ứng dụng các CPS vào thực tế thường không diễn ra suôn sẻ từ đầu. Trục trặc thường xuất phát từ việc kỹ thuật chưa khớp và sự phản ứng tự nhiên của những người trong cuộc với sự thay đổi. Khi khắc phục các vấn đề kỹ thuật, trục trặc về tổ chức giảm dần, nhưng không nhanh do sự ỳ quán tính trong thói quen làm việc truyền thống.

Các bước chuyển đổi số là quá trình tiến hóa không ngừng và không có điểm dừng. Các CPS cũng dần thay đổi và nâng cấp theo thời gian và sự xuất hiện của các giải pháp công nghệ mới. Cách nâng cấp các CPS đơn giản hơn bằng cách định nghĩa lại quy trình sản xuất với các yếu tố mới, hệ thống sẽ tự tiếp thu theo cơ chế học máy và học sâu, khiến cho CPS trở nên thông minh và tiến hoá số cao hơn. Điều này khác biệt so với tin học hóa truyền thống.

Bước 8. Tích hợp hệ thống:

Các hệ thống CPS được xây dựng trên nền tảng số, gồm các modules chức năng và mối quan hệ giữa thực thể. Việc tích hợp CPS vào hệ thống chung giúp doanh nghiệp tiến hành các bước chuyển đổi số hiệu quả. Khi tỷ trọng CPS trong công việc đạt từ 70% trở lên, doanh nghiệp được coi là doanh nghiệp số. Ở mức trưởng thành số cao, hệ thống CPS còn có khả năng kết nối với hệ thống bên ngoài và phân tích dữ liệu thị trường để xây dựng kế hoạch hành động tốt nhất.

2.3. Giai đoạn 3: Chuyển đổi sang phương thức sản xuất mới và hoàn thiện

Bước 9: Chuyển đổi toàn diện:

Việc triển khai các bước chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở một phần của doanh nghiệp mà cần phải lan tỏa và tổng hợp trong toàn bộ tổ chức. Điều này đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực từ tất cả nhân viên. Từ việc tiếp cận khách hàng, quản lý nguồn lực, sản xuất, đến bán hàng và dịch vụ sau bán hàng, tất cả đều phải chịu ảnh hưởng của quy trình chuyển đổi số.

Bước 10: Trưởng thành số:

Trong doanh nghiệp, có hai dạng CPS được sử dụng: CPS hoạt động tự động theo cơ chế thông minh và CPS hỗ trợ hoạt động của con người thông minh. Thường thì CPS hỗ trợ con người sẽ được ưa chuộng hơn vì dễ thích nghi và sử dụng (như trợ lý số, tiếp tân số, thủ kho số...). Còn CPS tự động xuất hiện chậm hơn nhưng lại đóng vai trò chủ chốt trong việc triển khai quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Tỷ trọng các CPS đang tăng dần, cả về số lượng và chất lượng, đánh dấu mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp. Tốc độ trưởng thành số của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nhận thức đúng, lựa chọn phương pháp thực hiện và nắm bắt cơ hội có ý nghĩa quyết định.

3. Giải pháp thực hiện các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp

3.1 Ứng dụng công nghệ của cuộc cách mạng 4.0

Doanh nghiệp nên đầu tư vào các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, blockchain, IoT, và cloud computing để tận dụng lợi ích của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Trí tuệ nhân tạo giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và dự đoán nhu cầu của khách hàng. Blockchain giúp cải thiện tính bảo mật và minh bạch trong giao dịch. IoT giúp giám sát và quản lý tài sản và quy trình một cách tự động và chính xác. Cloud computing giúp lưu trữ và truy cập dữ liệu một cách dễ dàng và linh hoạt.

3.2 Giải pháp về nguồn nhân lực

Để thành công trong quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực có kiến thức và kỹ năng phù hợp. Đào tạo và phát triển nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo họ có thể thích nghi và làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa. Các chương trình đào tạo nâng cao về công nghệ và quản lý quy trình kỹ thuật số cần được triển khai để nâng cao năng lực của nhân viên.

3.3 Giải pháp về vốn đầu tư

Các bước chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư về cả kỹ thuật và tài chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn vốn đủ để triển khai các dự án chuyển đổi và thu hồi lợi nhuận trong tương lai. Điều này đòi hỏi sự kỹ tính trong lập kế hoạch tài chính và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi.

3.4 Giải pháp từ nhận thức của doanh nghiệp

Thành công của quy trình chuyển đổi số phụ thuộc vào sự nhận thức của doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc số hóa hoạt động. Lãnh đạo cần thúc đẩy ý thức số hóa trong toàn bộ doanh nghiệp và thúc đẩy sự tham gia tích cực từ các thành viên. Để tạo ra lòng tin và sự ủng hộ từ nhân viên, lãnh đạo nên chia sẻ thông tin về những lợi ích và tiềm năng của các bước chuyển đổi số.

4. Khó khăn trong quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp

4.1 Thiếu tập trung tích hợp

Việc thiếu tích hợp giữa các bước chuyển đổi số và các phòng ban trong doanh nghiệp có thể dẫn đến sự mâu thuẫn và ảnh hưởng đến hiệu quả chuyển đổi. Điều này có thể xảy ra khi các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động độc lập và không liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó, việc tạo ra một kế hoạch tích hợp giữa các bước chuyển đổi số và đảm bảo sự cộng tác giữa các phòng ban là cần thiết.

4.2 Nhân viên không kịp thay đổi

Những thay đổi trong quy trình chuyển đổi số đòi hỏi nhân viên phải thích nghi với các công nghệ và quy trình mới. Điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên không có đủ kiến thức và kỹ năng. Để giảm thiểu khó khăn này, doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi.

4.3 Khó khăn trong nhận thức và năng lực triển khai

Một số doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nhận ra tầm quan trọng của các bước chuyển đổi số và thiếu năng lực triển khai các quy trình và công nghệ mới. Điều này có thể xuất phát từ vấn đề về ý thức, nguồn lực, hoặc kiến thức về công nghệ. Để vượt qua khó khăn này, doanh nghiệp cần thúc đẩy sự hiểu biết và chia sẻ thông tin về lợi ích của quy trình chuyển đổi số và tạo ra môi trường thích hợp để nhân viên học hỏi và phát triển.

Kết luận

Chuyển đổi số là quá trình hết sức quan trọng và không thể tránh trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Bằng cách tuân thủ các bước chuyển đổi số cốt lõi và đưa ra những giải pháp phù hợp, mọi doanh nghiệp đều có cơ hội nâng tầm hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và tạo ra những lợi ích lớn từ cuộc cách mạng số. Tuy vậy, việc thực hiện chuyển đổi số cũng đồng thời đặt ra những thách thức mà doanh nghiệp cần đối mặt và giải quyết một cách linh hoạt và thông minh.