Các giai đoạn chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cần áp dụng một lộ trình các giai đoạn chuyển đổi số từ cơ bản đến toàn diện, nhằm đảm bảo xây dựng nền tảng số hóa mạnh mẽ và tiến tới bứt phá trong hoạt động. Dưới đây là những phân tích của Vinateks về từng giai đoạn và mức độ phù hợp với các loại hình doanh nghiệp khác nhau.

I. Giới thiệu về chuyển đổi số 

1. Chuyển đổi số là gì và mục tiêu của nó đối với doanh nghiệp

Chuyển đổi số là xu hướng chung của Cách mạng công nghiệp 4.0. Tuy nhiên, không có  định nghĩa chung về chuyển đổi kỹ thuật số. Đối với các công ty, tổ chức có mô hình và phương thức quản lý khác nhau, định nghĩa về chuyển đổi số cũng khác nhau.

Mục tiêu của nó nhằm chuyển đổi kỹ thuật số vào các quy trình và dịch vụ kinh doanh truyền thống và phi kỹ thuật số hiện có. Từ đó, các công ty có các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp để tạo ra những giá trị mới đáp ứng với sự phát triển của thị trường và mong đợi của khách hàng.

2. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Số hóa là hiện đại hóa, chuyển đổi hệ thống truyền thống sang hệ thống kỹ thuật số (ví dụ: chuyển đổi tài liệu giấy thành file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình từ phát sóng tương tự sang phát sóng kỹ thuật số...). Số hóa là cấp độ thấp nhất của chuyển đổi số, chúng biến đổi các giá trị thực thành giá trị số. Các thông tin đưa lên máy tính sẽ có phần mềm xử lý, giúp quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. 

Chuyển đổi số ở cấp cao nhất, là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Nếu số hóa chỉ giúp lưu trữ dữ liệu được lâu hơn và làm việc nhanh hơn thì các giai đoạn chuyển đổi số lại thay đổi gần như hầu hết cách thức hoạt động của doanh nghiệp, nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ mới và quyết định bởi con người. 

3. Lợi ích của các giai đoạn chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Các doanh nghiệp khi bắt đầu tiến hành các giai đoạn của chuyển đổi số thì cần nghiên cứu kỹ và xây dựng quy trình phù hợp, dù sẽ gặp những khó khăn nhất định nhưng việc chuyển đổi số sẽ mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp. 

Tăng cường sử dụng và phân tích thông tin 

Trong quá khứ, nhiều tổ chức và công ty đã không biết cách tận dụng lượng dữ liệu khổng lồ thu thập được. Nhờ các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp, mọi tổ chức, doanh nghiệp có thể từng bước chủ động trong việc thu thập và lưu trữ dữ liệu. Dựa trên công nghệ AI phân tích, đưa ra các khuyến nghị chiến lược giúp các tổ chức, doanh nghiệp tìm ra hướng đi đúng đắn cho tương lai. 

Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty 

Theo McKinsey, 93% ban lãnh đạo cấp cao của công ty xác nhận rằng các giai đoạn chuyển đổi số là điều cần thiết để đạt được các mục tiêu chiến lược của họ. Chuyển đổi số không còn là lựa chọn  trong thời đại 4.0 mà là tất yếu. 

Bằng cách xây dựng các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp, các công ty có thể chọn các công nghệ thông minh, được triển khai tốt để cải thiện trải nghiệm của khách hàng  hiện tại và trong tương lai, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức của họ.

Nâng cao hiệu quả công việc 

Các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp là chất xúc tác giúp kiến tạo môi trường làm việc lý tưởng, khuyến khích nhân viên có tinh thần học hỏi, sáng tạo và mang lại những lợi ích vượt trội giúp tổ chức, doanh nghiệp phát triển. 

Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại trong các giai đoạn chuyển đổi số, các tổ chức, công ty có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, phân bổ nguồn lực chính xác và cải thiện kết quả công việc của mỗi người trong môi trường số hiện nay. 

Giảm chi phí vận hành 

Làm thế nào để các giai đoạn chuyển đổi số có thể giảm chi phí vận hành? Công việc tự động của trí tuệ nhân tạo, máy móc,... được sử dụng để thu thập và phân tích các báo cáo chi tiết về hiệu suất và hiệu quả thực tế của từng bộ phận. Các nhà quản lý của các tổ chức và công ty đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu thực để giảm thiểu rủi ro tài chính. Ngoài ra, nhờ vào sự tối ưu trong các giai đoạn chuyển đổi số như theo dõi, giám sát các hạng mục công việc, ngăn chặn các tình huống tác động của con người, số hóa dữ liệu, số hóa quy trình nên chi phí vận hành cũng được giảm đáng kể.

II. Các giai đoạn chuyển đổi số

Thực tế, không có một công thức chung của chuyển đổi số, nhưng nếu để tổng quan thành những định hướng chung, có thể chia thành 3 giai đoạn chuyển đổi số sau đây:

Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization

1. Khái niệm và mục tiêu của giai đoạn này 

Số hóa thông tin là bước đầu tiên trong các giai đoạn chuyển đổi số, khi thông tin được chuyển đổi từ dạng vật lý (tương tự) sang dạng số. Bước số hóa dữ liệu này là bước cơ bản để sử dụng các chức năng như: Quét tài liệu, Lưu trữ dữ liệu giấy dưới dạng điện tử như Excel, PDF…

Đây là bước đầu tiên trong việc thu thập và lưu trữ dữ liệu để tạo điều kiện phục hồi và ngăn ngừa mất dữ liệu. Đây là hoạt động nền tảng tạo bàn đạp cho các giai đoạn chuyển đổi số tiếp theo.

2. Ví dụ về số hoá thông tin

Trong mô hình truyền thống, chúng ta thường lưu trữ thông tin trên giấy và nó được lưu trữ trong các phòng ban, vì vậy chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Sau khi số hóa dữ liệu và thực hiện các giai đoạn chuyển đổi số, toàn bộ chứng từ được scan, giấy tờ được lưu dưới dạng file điện tử  excel, PDF và lưu trong hệ thống máy tính của công ty.

Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization

1. Khái niệm và mục tiêu của giai đoạn này

Số hóa quy trình là ứng dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hiện có. Đây là một trong các giai đoạn chuyển đổi số giúp tiết giảm chi phí hoạt động và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các giai đoạn của chuyển đổi số, các công ty có thể sử dụng thông tin được chuyển đổi sang định dạng điện tử để phân tích các quy trình hoạt động hiện có và thực hiện các cải tiến hoặc thay đổi. Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng nhiều công nghệ kháccho các giai đoạn chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh và vận hành của mình.

2. Ví dụ về số hoá quy trình

Các công ty sử dụng chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử và các giải pháp tương tự thay cho chữ ký và chức năng đăng ký truyền thống. Do đó, nhờ vào các giai đoạn chuyển đổi số, người lao động không cần phải đến công ty để ký các văn bản giấy tờ như trước đây, một quy trình ngày càng phổ biến, đặc biệt là sau mùa dịch COVID-19.

Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện – Digital Transformation

1. Khái niệm và mục tiêu của giai đoạn này

Chuyển đổi số là sự thay đổi cơ bản về công nghệ và tâm lý. Nó tạo ra những bước đột phá và thay đổi các quy trình bên trong và bên ngoài công ty và xã hội. Chuyển đổi kỹ thuật số mang lại lợi ích đồng thời cho  các công ty, đối tác và khách hàng. Để thực hiện những thay đổi mang tính cách mạng nói trên, các giai đoạn chuyển đối số đã có tác động sâu rộng đến doanh nghiệp, công nghệ và con người. Một chiến lược cho các giai đoạn chuyển đổi số thành công  bắt đầu với sự liên kết của chiến lược kinh doanh của công ty. Các công ty xem việc sử dụng công nghệ như một sự hỗ trợ đắc lực trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Nó cũng ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức của công ty. Mục tiêu là tạo ra sự đồng thuận và hiểu biết chung về các giai đoạn của chuyển đổi số.

2. Ví dụ về chuyển đổi số toàn diện

Có rất nhiều câu chuyện truyền cảm hứng về những thành công trong việc triển khai các giai đoạn chuyển đổi số trên khắp thế giới. Ví dụ, Amazon hiện là nhà bán lẻ có giá trị nhất ở Hoa Kỳ. Đây là nền tảng bán hàng trực tuyến lớn nhất thế giới, nhà cung cấp dịch vụ đám mây có thị phần lớn nhất thế giới.

III. Lộ trình triển khai các giai đoạn chuyển đổi số

1. Bước 1: Định hướng chiến lược

Việc xác định mục đích của các giai đoạn chuyển đổi thường liên quan đến việc đánh giá khả năng của công ty trong việc:  

- Nhân sự - Năng lực và khả năng thích ứng 

- Tài chính 

- Công nghệ đang sử dụng 

- Văn hóa công ty 

Ở giai đoạn này, công ty sẽ có thể trả lời các câu hỏi: Công việc kinh doanh hiện tại có thể thích ứng như thế nào và những thay đổi dự kiến? Cần có những thay đổi gì để các giai đoạn chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn?

2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Để thấu hiểu một cách chi tiết các bài toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng các giải pháp hiệu quả, việc xác định lộ trình chi tiết và đo lường kỳ vọng về chi phí và hiệu quả là cần thiết. Qua việc phân tích và đánh giá chi tiết, xây dựng giải pháp cho các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp và đo lường kết quả, tổ chức có thể đạt được sự cải thiện và tăng trưởng bền vững trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

3. Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư

Dự toán ngân sách đầu tư cho việc thực hiện các giai đoạn chuyển đổi số mang đến sự tự chủ và lựa chọn linh hoạt cho doanh nghiệp. Việc này cho phép doanh nghiệp tự quyết định và tùy chỉnh nguồn lực tài chính để triển khai các phương án phù hợp nhất với hoạt động và mục tiêu của chính mình. 

Bằng cách dự toán ngân sách, doanh nghiệp có thể đánh giá và ưu tiên các yếu tố quan trọng trong các giai đoạn chuyển đổi số như quy mô dự án, công nghệ sử dụng, cơ sở hạ tầng, đội ngũ nhân lực và thời gian triển khai. Ngoài ra, dự toán ngân sách cũng giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát chi phí đầu tư, đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả và có lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Từ việc tự chủ lựa chọn phương án và kiểm soát ngân sách, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tiềm năng của các giai đoạn chuyển đổi số, đạt được lợi ích dài hạn trong sự phát triển và cạnh tranh trên thị trường.

4. Bước 4: Xây dựng lộ trình cho các giai đoạn chuyển đổi số

Liên quan đến việc chuẩn bị lộ trình, các công ty phân tích và lựa chọn phương pháp thực hiện hiệu quả. Mục đích của nó là giảm thiểu thời gian, công sức và ngân sách cần thiết để thực hiện và xác định  trước các rủi ro tiềm ẩn.

Tại đây, các công ty xác định các hành động cần thực hiện trong các giai đoạn chuyển đổi số, nguồn nhân lực cần thiết, ngày thực hiện dự kiến và tiến độ đã sẵn sàng hoặc có thể đạt được. Liên quan đến từng biện pháp, người ta phải xem xét các mục tiêu đặt ra ngay từ đầu, nó ảnh hưởng như thế nào đến sản phẩm, quy trình, năng suất và lợi nhuận của công ty. Việc đánh giá các tiêu chí này nên dựa trên các mốc dự kiến.

5. Bước 5: Thực hiện triển khai các giai đoạn chuyển đổi số và đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp cam kết triển khai các giai đoạn chuyển đổi số một cách nghiêm túc và theo đúng kế hoạch đã đề ra. Sau mỗi giai đoạn triển khai, việc đánh giá hiệu quả là cần thiết. Báo cáo kết quả thực hiện được lập để xác định những thành tựu đạt được và đồng thời nhận ra các rủi ro và thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các giai đoạn của chuyển đổi số. Từ đó, doanh nghiệp có thể đề xuất các cải tiến và điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự thành công của lộ trình các giai đoạn chuyển đổi số.

IV. Yếu tố quyết định thành công của các giai đoạn chuyển đổi số

1. Sự lãnh đạo và cam kết từ ban lãnh đạo

Yếu tố quyết định thành công của các giai đoạn chuyển đổi số không thể thiếu sự cam kết và tham gia chủ động từ phía lãnh đạo. Lãnh đạo trong tổ chức cần hiểu rõ giá trị và tiềm năng của chuyển đổi số và tạo ra cam kết mạnh mẽ đối với quá trình này.

Sự cam kết từ ban lãnh đạo phản ánh vào việc họ không chỉ đặt mục tiêu cho các giai đoạn của chuyển đổi số, mà còn thể hiện trong hành động và lời nói của họ. Lãnh đạo cần đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết được cấp phát và hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi. Họ cần tạo ra một môi trường thoải mái và khuyến khích sự sáng tạo, đồng thời đưa ra lộ trình rõ ràng và kế hoạch hành động chi tiết để thúc đẩy các giai đoạn chuyển đổi số.

Ngoài ra, lãnh đạo cần truyền cảm hứng và thuyết phục nhân viên về giá trị của chuyển đổi số. Họ cần giao tiếp rõ ràng, giải thích lợi ích và tầm nhìn của chuyển đổi, cùng với các cơ hội phát triển và hỗ trợ cho nhân viên trong các giai đoạn chuyển đổi số. Lãnh đạo cần là người mẫu đi đầu, thể hiện việc sử dụng công nghệ và các công cụ số trong công việc hàng ngày của họ.

Cuối cùng, lãnh đạo cần đánh giá và theo dõi tiến trình các giai đoạn chuyển đổi số. Họ cần xem xét các chỉ số hiệu suất và tiến độ, đồng thời thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến liên tục. Bằng cách duy trì cam kết và tầm nhìn, lãnh đạo góp phần quan trọng vào việc xây dựng một nền văn hóa số và đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi số của tổ chức.

2. Sự tương tác

Yếu tố quyết định thành công của các giai đoạn chuyển đổi số cũng phụ thuộc vào sự tương tác giữa các bên liên quan trong tổ chức. Sự tương tác hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chấp nhận và hỗ trợ từ các thành viên trong tổ chức.

Sự tương tác tích cực giữa các phòng ban, đội ngũ và cá nhân trong tổ chức là yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng các giai đoạn chuyển đổi số được triển khai một cách suôn sẻ. Các bên cần chia sẻ thông tin, ý kiến và kiến thức để hiểu rõ hơn về mục tiêu, lợi ích và tầm nhìn của chuyển đổi số.

Đồng thời, sự tương tác đòi hỏi sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi. Các bên cần cởi mở và sẵn lòng thay đổi quan điểm và phương pháp làm việc để tận dụng tối đa lợi ích của các giai đoạn chuyển đổi số. Các ý tưởng mới, phản hồi và đóng góp từ tất cả mọi người trong tổ chức cần được đón nhận và xem xét.

Hơn nữa, sự tương tác cần xảy ra không chỉ trong nội bộ tổ chức mà còn liên quan đến các bên bên ngoài, chẳng hạn như đối tác, khách hàng và cộng đồng. Sự hợp tác và tương tác với các bên liên quan này là cần thiết để đảm bảo rằng các giai đoạn chuyển đổi số đáp ứng được các yêu cầu và mong muốn của tất cả các bên liên quan.

Cuối cùng, sự tương tác không chỉ là việc trao đổi thông tin, mà còn đòi hỏi sự hỗ trợ và cộng tác. Các thành viên trong tổ chức cần giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình chuyển đổi số, chia sẻ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để đạt được mục tiêu chung.

Tóm lại, sự tương tác hiệu quả giữa các bên liên quan trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong thành công của các giai đoạn chuyển đổi số. Sự chia sẻ thông tin, ý kiến và kiến thức, sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi, sự tương tác với bên ngoài và sự hỗ trợ và cộng tác là các yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng các giai đoạn của chuyển đổi số đạt được kết quả tốt và tạo ra lợi ích cho tổ chức.