Chi tiết cách lập quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Cách lập quy trình làm việc thông minh là yếu tố quan trọng để tối ưu hoá cách hoạt động của từng phòng ban cũng như toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Đặc biệt, sự biến đổi linh hoạt trên thị trường cũng góp phần tác động đến doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm cách xây dựng quy trình làm việc công ty thì không nên bỏ lỡ nội dung hữu ích trong bài viết từ Vinateks. 

1. Tìm hiểu chi tiết về quy trình làm việc 

1.1 Sự cấp thiết để xây dựng quy trình làm việc công ty 

Trong giai đoạn ban đầu của doanh nghiệp khởi nghiệp, việc quản lý có thể dễ dàng vì tổ chức đơn giản và hoạt động ít phức tạp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô mở rộ hơn, việc quản lý trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa năng suất, hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Việc thiếu quy trình làm việc hoặc quy trình không hoạt động hiệu quả trong doanh nghiệp sẽ gây ra những vấn đề lớn, bao gồm việc lãnh đạo không thể kiểm soát doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên giảm, gian lận trong công việc và sử dụng thời gian, nguồn lực không hiệu quả.

1.2 Tầm quan trọng của quy trình làm việc 

Cách lập quy trình giúp đảm bảo sự thống nhất trong các hoạt động, từ đó giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Điều này hỗ trợ việc hướng dẫn nhân viên mới tham gia công việc một cách dễ dàng và đạt độ chính xác ngang ngửa nhân viên có kinh nghiệm.

Về phía lãnh đạo, cách lập quy trình này giải phóng thời gian và linh hoạt, cho phép họ tập trung vào việc phân phối quyền và trách nhiệm cho đội ngũ. Điều này giúp họ dành ít thời gian hơn cho việc khắc phục lỗi và kiểm soát hoạt động hàng ngày. Thay vào đó, họ có thời gian để tập trung vào việc xây dựng chiến lược phát triển và mở rộng doanh nghiệp.

Trong thực tế, sự phát triển và mở rộng đi kèm với việc mở rộng các quy trình gốc. Việc áp dụng ngay từ đầu các quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tránh gặp khó khăn khi phát triển trong tương lai.

1.3 Ví dụ về quy trình làm việc kinh doanh của công ty thương mại 

Công ty thương mại đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc đưa hàng hóa từ nguồn sản xuất đến người tiêu dùng, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian mua sắm cho khách hàng cuối cùng. Mục tiêu chính của cách lập quy trình kinh doanh của công ty là tạo ra lợi nhuận.

Bước 1: Chuẩn bị

Công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo suôn sẻ cho các bước tiếp theo. Điều này bao gồm:

- Lựa chọn nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ.

- Chuẩn bị thông tin về sản phẩm và dịch vụ.

- Xây dựng kế hoạch bán hàng chi tiết và xác định khách hàng tiềm năng.

- Tạo tài liệu giới thiệu sản phẩm và bảng giá cụ thể.

Bước 2: Tìm khách hàng tiềm năng

Phân loại khách hàng là bước quan trọng trong quy trình thực hiện. Xác định thị trường và đối tượng mục tiêu sẽ giúp tập trung tiếp cận. Khách hàng tiềm năng có thể được tìm thấy thông qua phương tiện truyền thông và yếu tố kỹ thuật số, cùng việc duy trì quan hệ chăm sóc khách hàng tốt.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Công ty sẽ xây dựng kế hoạch tiếp cận với khách hàng tiềm năng đã xác định. Hiểu rõ về khách hàng trước khi giới thiệu sản phẩm sẽ giúp tạo liên kết tốt hơn.

Bước 4: Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ

Thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ được cung cấp cho khách hàng. Tập trung vào lợi ích và đáp ứng nhu cầu của họ. Trung thực và tạo niềm tin với khách hàng là quan trọng.

Bước 5: Báo giá và thuyết phục

Nếu khách hàng được thuyết phục, báo giá sẽ được cung cấp đúng thời điểm. Tập trung vào những điểm đã thảo luận, đáp ứng nhu cầu và nhấn mạnh phản hồi tích cực từ khách hàng.

Bước 6: Chốt đơn hàng

Kết thúc bán hàng là bước quyết định, khi khách hàng đã hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ. Tập trung vào lợi ích để thúc đẩy quyết định mua hàng.

Bước 7: Dịch vụ hậu mãi

Bước này định hình mối quan hệ dài hạn với khách hàng, quyết định liệu họ sẽ tiếp tục hợp tác với công ty hay không.

1.4 Các loại quy trình kinh doanh 

Có sáu loại quy trình làm việc của công ty thương mại, phân chia dựa trên vai trò của từng loại trong tổ chức:

- Nguồn nhân lực: Tuyển chọn nhân viên, hướng dẫn, phỏng vấn và quản lý hồ sơ.

- Tài chính: Lập kế hoạch, ngân sách và báo cáo tài chính.

- Quản lý: Xây dựng chiến lược, đánh giá công việc và quản lý toàn bộ công ty.

- Bán hàng: Tìm và tiếp cận khách hàng tiềm năng, phát triển hướng tiếp cận.

- Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ giải quyết vấn đề và khắc phục sự cố trong quy trình.

- Sản xuất và vận hành: Quản lý chuỗi cung ứng và vận hành sản xuất

1.5 Lợi ích khi có quy trình làm việc của công ty 

- Doanh nghiệp thực hiện được đúng mục tiêu: Cách lập quy trình làm việc thông minh giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi cá nhân. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện theo kế hoạch đã đề ra và đạt được thành quả như kỳ vọng.

- Nhân viên làm việc có hiệu quả hơn: Đội ngũ nhân viên hiểu rõ hơn về kế hoạch làm việc nhờ việc xây dựng quy trình làm việc công ty. Họ làm việc có kế hoạch, tận dụng kỹ năng quản lý thời gian, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ. Việc này góp phần tăng cường thành công của các dự án kinh doanh.

- Dễ dàng ứng phó trong các tình huống: Cách lập quy trình làm việc giúp lãnh đạo theo dõi mọi bước tiến của từng phòng ban. Điều này cho phép phát hiện sớm các vấn đề và sai sót trong quá trình thực hiện. Nhờ có tầm nhìn tổng quan, mọi vấn đề có thể được giải quyết kịp thời, giảm thiểu rủi ro.

- Nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng giám sát công việc: Để đánh giá hiệu suất của cá nhân và nhóm, tiến độ và kết quả là quan trọng. Quy trình cẩn thận luôn đi kèm với việc giám sát chất lượng công việc. Điều này giúp doanh nghiệp đo lường chính xác khả năng hoàn thành công việc của mỗi thành viên. 

- Phân chia công việc hợp lý: Thời gian rõ ràng giúp phân bổ công việc cho từng cá nhân, nhóm và phòng ban một cách hợp lý. Điều này không chỉ tối ưu hóa quá trình làm việc mà còn đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên.

- Mở rộng chi nhánh, nhân bản doanh nghiệp: Quy trình làm việc cho phép doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách thuận tiện và linh hoạt, đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu phát triển trong tương lai.

- Tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Cách lập quy trình làm việc được thiết kế để đảm bảo chất lượng tối ưu cho sản phẩm và dịch vụ, đồng thời mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

- Giảm thiểu sai sót: Việc tuân thủ quy trình thực hiện cũng đồng nghĩa việc đảm bảo sự chính xác và tốc độ trong thực hiện công việc, từ đó làm giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và rủi ro trong quá trình làm việc.

1.6 Đơn giản ứng phó với thay đổi

Nhờ khả năng theo dõi tỷ mỉ quy trình làm việc của từng phòng ban cũng như toàn bộ công ty trong mọi tình huống, các nhà lãnh đạo công ty có khả năng nhanh chóng xác định các vấn đề và sai sót xuất hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Dựa vào những phát hiện này, công ty có thể đề xuất những giải pháp điều chỉnh kịp thời để tránh sai sót và thiệt hại nghiêm trọng. Quy trình thực hiện dự án theo kế hoạch mà không gặp trục trặc sẽ đồng nghĩa với việc tăng cơ hội thành công và đem lại những đánh giá tích cực cho doanh nghiệp.

2. Các bước xây dựng quy trình làm việc công ty 

- Xác định nhu cầu và mục đích: Để thành công trong cách lập quy trình hoạt động hiệu quả, bước đầu tiên quan trọng là xác định rõ nhu cầu. Điều này bao gồm nâng cấp hệ thống để tối ưu hóa hiệu suất, áp dụng các tiêu chuẩn mới để cải thiện quy trình, đáp ứng các yêu cầu từ lãnh đạo và quản lý…

- Xác định mục đích của quy trình: Cách lập quy trình giúp định rõ phương pháp, thời gian, và các bước cần thiết. Để làm điều này, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi sau đây:

• Quy trình cần tuân theo những nguyên tắc và quy định gì?
• Bản chất và mục đích cốt lõi của quy trình là gì?
• Bước này mang ý nghĩa gì trong ngữ cảnh của doanh nghiệp?

- Xác định phạm vi của quy trình làm việc: Bằng cách xác định đối tượng nào sẽ tham gia vào quy trình thực hiện. Điều này có thể là cá nhân, phòng ban, hay các bộ phận khác nhau. Quy trình làm việc có thể áp dụng trong toàn bộ doanh nghiệp hoặc chỉ trong một phạm vi cụ thể, bao gồm cả không gian và thời gian.

- Xác định các bước cần thực hiện: Số bước công việc cần phụ thuộc vào tính chất của công việc. Tính cụ thể của mỗi quy trình làm việc không yêu cầu một số bước cố định. Tuy nhiên, quy trình thực hiện quá phức tạp sẽ khó quản lý, trong khi quá đơn giản sẽ không đáp ứng nhu cầu quản lý. Một quy trình phù hợp thường có khoảng từ 8-15 bước.

- Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc: Để đảm bảo hiệu quả trong quy trình làm việc, những người đứng đầu cần áp dụng các phương pháp kiểm soát và đánh giá tiến độ công việc. Điều này đảm bảo rằng quy trình đang được thực hiện theo đúng hướng và không xuất hiện sai sót. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra, chúng sẽ được phát hiện và xử lý kịp thời.

- Xác định người thực hiện: Sau khi hoàn thành các bước, doanh nghiệp cần xác định người hoặc bộ phận tiếp theo đảm nhận. Đảm bảo họ có đủ năng lực và có người chịu trách nhiệm chính cùng người hỗ trợ cho các bước đó.

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng: Quy trình thực hiện công việc cần bao gồm một bản giải thích cho các từ viết tắt, định nghĩa và thuật ngữ, giúp người đọc dễ dàng hiểu. Ngoài ra, kèm theo đó là việc rõ ràng ghi chú về biểu mẫu, quy định và thông tin liên quan trong quy trình.

- Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc: Nhà quản lý cần lựa chọn các phương pháp kiểm soát hiệu quả để tối ưu hóa năng suất của quy trình làm việc và đề xuất giải pháp thích hợp để cải thiện hệ thống làm việc. 

- Kiểm tra, thử nghiệm: Đây là bước giúp doanh nghiệp xác định tính khả thi của cách lập quy trình làm việc. Thông qua việc kiểm tra thử nghiệm, họ có thể hiểu rõ tính thực tế của quy trình và điều chỉnh để phù hợp.

- Mô tả các bước, tham khảo ý kiến: Giai đoạn này tập trung vào việc cụ thể hóa từng bước trong quy trình làm việc cho nhân viên. Cách thức của quy trình thực hiện từng bước được chia sẻ rõ ràng. Nếu bước nào quá phức tạp, hướng dẫn bằng tài liệu có thể được sử dụng.

- Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm: Trong bước cuối cùng của cách lập quy trình, việc hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu cần đảm bảo rằng định nghĩa là giải thích các từ viết tắt và thuật ngữ trong quy trình. Và tài liệu dùng để xác định biểu mẫu đi kèm mã số tương ứng của chúng.

- Hoàn thiện: Bước cuối cùng là hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm. Để đảm bảo nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, doanh nghiệp cần xác định cụ thể các biểu mẫu kèm theo và mã số tương ứng.

3. Cách lập quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp 

3.1 Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình 

Có nhiều tiêu chuẩn ký hiệu có thể được áp dụng để làm rõ ý nghĩa của các biểu đồ sơ đồ. Tuy nhiên, tốt nhất là sử dụng các biểu tượng thông dụng để đảm bảo sự hiểu rõ từ mọi người. Dưới đây là danh sách các biểu tượng thông dụng mà bạn có thể sử dụng:

- Hình chữ nhật: Sử dụng để thể hiện các bước, nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể trong quy trình làm việc, do một cá nhân cụ thể đảm nhiệm.

- Hình kim cương: Sử dụng để biểu thị các quyết định quan trọng.

- Mũi tên: Được dùng để kết nối các bước với nhau trong quy trình làm việc.

- Hình viên thuốc: Đánh dấu điểm khởi đầu hoặc kết thúc của một quy trình thực hiện.

3.2 Cách lập quy trình kinh doanh 

Để thiết kế một sơ đồ quy trình hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:

- Thu thập thông tin và chọn loại sơ đồ: Trước khi trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, hãy xem xét lại những điểm cần thể hiện, bao gồm nhiệm vụ của từng nhân viên, tổng quan về quy trình thực hiện kinh doanh, thời gian của mỗi phần, các điểm quan trọng và hỗ trợ cho nhân viên mới. Sử dụng lưu đồ vì nó linh hoạt và tiện lợi.

- Thiết kế nhất quán về kiểu dáng và hình dạng: Sơ đồ quá phức tạp sẽ làm cho việc theo dõi trở nên khó khăn. Để làm cho sơ đồ rõ ràng hơn:

• Các hình ảnh nên có kích thước và chiều cao thống nhất.
• Sử dụng các điểm bắt đầu và kết thúc ở vị trí tương tự cho mỗi bước.
• Duy trì khoảng cách thống nhất giữa các yếu tố.
• Sắp xếp các luồng quyết định một cách logic.
• Giảm số lượng nhánh trong đường kết nối.

- Sử dụng màu sắc và biểu tượng để tôn vinh thông tin chính: Màu sắc và biểu tượng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin nhanh chóng. Sử dụng màu sắc tương phản để nhấn mạnh các yếu tố quan trọng và thêm biểu tượng để tạo sự hấp dẫn.

- Áp dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin: Sử dụng các yếu tố như đường viền và hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của từng bước. Bổ sung đường thời gian để tăng tính hữu ích và tránh sự rối loạn khi chia sẻ tài liệu.

- Sử dụng nhãn hoặc chú giải: Đối với các ký hiệu phức tạp, hãy thêm nhãn hoặc chú giải để làm sơ đồ dễ hiểu hơn. Điều này giúp người đọc nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.

Với cách tiếp cận này, bạn có thể tạo ra sơ đồ quy trình thú vị, rõ ràng và dễ sử dụng hơn, giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động kinh doanh của công ty.

4. Mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh phổ biến 

Ngày nay, việc tạo ra một bản đồ tổ chức quản lý quy trình làm việc đã trở thành một thách thức đáng kể đối với các nhà quản lý, bất kể họ là lãnh đạo của một tập đoàn lớn hay chỉ là thành viên trong một nhóm nhỏ. Dưới đây là một số mẫu bản đồ tổ chức phổ biến về quản lý quy trình làm việc mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng.

4.1 Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực 

Lưu đồ này có vai trò quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực. Việc sử dụng lưu đồ quy trình có thể hỗ trợ những nhà quản lý nhân sự trong các nhiệm vụ sau đây một cách hiệu quả hơn:

- Truyền tải chính sách và quy trình của công ty một cách toàn diện trong toàn bộ tổ chức.

- Giúp nhân viên tham gia vào các hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra công bằng và đồng nhất.

- Tăng cường việc học tập để đào tạo nhân viên và phát triển các kỹ năng mới.

4.2 Sơ đồ quy trình quản lý công ty 

Sơ đồ quy trình hỗ trợ việc đạt được mục tiêu dài hạn của công ty và định hướng cho nhân viên trong công việc. Nó giúp các nhà quản lý so sánh dễ dàng các bước thực hiện với kế hoạch ban đầu, từ đó đưa ra giải pháp cho tương lai.

4.3 Lập bản đồ quy trình làm việc 

Sơ đồ quy trình là công cụ giúp nhân viên hỗ trợ khách hàng tốt hơn và xử lý vấn đề hiệu quả hơn. Nó cũng giúp quản lý theo dõi cột mốc quan trọng để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.

5. Các bước cải tiến quy trình làm việc cho công ty 

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn có thể tinh chỉnh quy trình theo các bước dưới đây:

5.1 Phân tích hoạt động 

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ những hoạt động cần thực hiện để nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm các khâu quan trọng như tiếp thị, đặt hàng và bán hàng, vận hành, chăm sóc khách hàng... Dưới đây là một số gợi ý để bạn áp dụng:

- Tập trung vào việc thu thập thông tin thấu đáo hơn trong quá trình phân tích này. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng một cơ sở vững chắc hơn cho những kết luận cuối cùng.

- Tạo danh sách các hoạt động đóng góp vào giá trị của doanh nghiệp, sau đó sắp xếp chúng thành một lưu đồ quy trình đơn giản. Bước này sẽ giúp bạn thể hiện rõ ràng hơn chuỗi giá trị mà doanh nghiệp mang lại.

5.2 Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng 

Tiếp theo, liệt kê những yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng, sau đó ghi chú những yếu tố này cạnh các hoạt động bạn đã xác định ở bước trước. Sau đó, hãy ghi lại những thay đổi cần thực hiện hoặc điều chỉnh để gia tăng giá trị cho những yếu tố này.

Như vậy, bạn sẽ tạo ra một quy trình hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và đồng thời tập trung vào việc nâng cao giá trị mà doanh nghiệp mang đến cho khách hàng.

6. Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình làm việc 

Cấp quản lý thường bỏ qua việc xây dựng quy trình làm việc công ty, cho rằng mất thời gian và gây phiền phức. Tuy nhiên, họ chưa nhận thấy giá trị bền vững của cách lập quy trình. Họ thường thích trao đổi trực tiếp, nhưng thiếu việc ghi chép sau thỏa thuận ban đầu. Người thiết kế quy trình cần hiểu rõ về nghiệp vụ để đảm bảo tính hiệu quả. Tài liệu hệ thống thường thiếu hoạt động thực tế và biểu mẫu cần được cải thiện. Dư thừa tài liệu dẫn đến mất kiểm soát và không đáp ứng thực tế.

Kết luận: 

Cách lập quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng minh bạch và cụ thể, thì việc thực hiện các nhiệm vụ sẽ trở nên thuận lợi hơn và mang lại hiệu suất tối đa. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có khả năng xây dựng cho mình một quy trình làm việc hiệu quả và phù hợp.