Chi tiết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả

Ngày đăng: 11:11 AM, 12/04/2024 - Lượt xem: 82

Biết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả để đảm bảo tính an toàn và bí mật tuyệt đối là điều rất quan trọng trong việc quản lý nhân sự.

 

Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên đứng trong hàng ngũ những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Dù được thực hiện thông qua ứng dụng quản lý hoặc lưu trữ thủ công, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự luôn cần tuân theo nguyên tắc khoa học, đảm bảo tính an toàn và bí mật tuyệt đối. 

1. Quản lý hồ sơ nhân viên là gì? 

Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm việc tổng hợp thông tin quan trọng như sơ yếu lý lịch, lương, hợp đồng, bảo hiểm và nhiều khía cạnh khác của công việc. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ then chốt để duy trì và tối ưu hoá quá trình làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Hiện nay, việc tìm kiếm cách lưu trữ hồ sơ nhân sự đã trở thành ưu tiên hàng đầu đối với các lãnh đạo.

1.1 Tại sao cần phải có quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên? 

Bắt buộc theo quy định pháp luật, mọi doanh nghiệp đều cần tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên. Trách nhiệm ghi chép và duy trì thông tin cá nhân của nhân viên tại công ty thuộc về bộ phận hành chính nhân sự.

 

Biết được cách lưu trữ hồ sơ nhân sự không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tốt hơn nguồn nhân lực, mà còn giúp định hướng quyết định nhanh chóng trong việc phát triển đội ngũ nhân sự. Đảm bảo tính chính xác của lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tránh được các tình huống tranh chấp với nhân viên trong trường hợp không mong muốn xảy ra.

1.2 Thông tin cần có trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên

- Hồ sơ cá nhân và lý lịch

- Lịch sử công tác tại công ty, bao gồm ngày bắt đầu làm việc chính thức, các lần thăng tiến, và chức vụ hiện tại.

- Hợp đồng lao động chính thức và các quyền lợi đi kèm.

- Kết quả quá trình làm việc, bao gồm ngày nghỉ, ngày nghỉ ốm, và các trường hợp đi làm muộn.

- Lưu trữ thông tin kỷ luật, bao gồm số lần vi phạm của nhân viên hoặc cán bộ.

- Thông tin về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc quyết định sa thải.

2. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học 

Hiện nay, quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên có hai phương pháp chính: lưu bản cứng tại văn phòng hoặc kho hồ sơ, và lưu bản mềm trên máy tính.

 

Theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV, thời gian của quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên được quy định như sau: Hợp đồng lao động vụ việc, bao gồm sơ yếu lý lịch, các bản hợp đồng lao động và hồ sơ giải quyết nghỉ việc, sẽ được lưu trữ trong vòng 5 năm kể từ ngày kết thúc hợp đồng.

 

Dù chọn phương pháp nào, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự cần được thực hiện dễ dàng. Dưới đây là quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mà bạn cần lưu ý:

2.1.Thực hiện phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ 

Phân loại hồ sơ nhân viên giúp cách lưu trữ hồ sơ nhân sự dễ dàng hơn. Hồ sơ được nhóm theo chủ đề như lý lịch, bảo hiểm, công tác... Các nhóm có thể tiếp tục chia thành tiêu chí như chức vụ, giới tính, phòng ban và thời gian làm việc. Có thể sắp xếp theo abc, địa lý tùy vào số lượng và tính chất nhân sự.

2.2.Tìm kiếm nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự 

Dù là lựa chọn lưu trữ tại cơ quan hay thuê kho đựng hồ sơ nhân sự, cần tuân theo các quy định về quản lý hồ sơ nhân sự sau:

- Đảm bảo nơi lưu trữ khô ráo, tránh nước ngấm.

- Bảo vệ khỏi sự tác động của động vật gặm nhấm và côn trùng như chuột, gián, mối,...

- Đảm bảo thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự đáp ứng yêu cầu lâu dài trong nhiều năm.

2.3. Tiến hành lưu trữ 

Sau khi hoàn tất việc phân loại chi tiết, bạn có thể tạo ra các thư mục cá nhân để tổ chức quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên theo phiên bản điện tử. Đồng thời, đối với bản in, bạn có thể đặt chúng vào kho lưu trữ trong các ngăn kệ được phân chia sẵn để tạo ra sự ngăn nắp và tiện lợi. Một cách khác là đặt chúng vào thùng hồ sơ chuyên dụng được đánh dấu sẵn.

2.4. Thực hiện kiểm tra, bổ sung, cập nhật thường xuyên 

Để đảm bảo an toàn cho hồ sơ và tránh mất mát thông tin quan trọng, việc duy trì một lịch trình kiểm tra, bổ sung và cập nhật đều đặn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự là rất cần thiết. Thực hiện việc này sẽ giúp bạn phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề như hỏng hóc máy móc hoặc sự cố phần mềm (trong trường hợp lưu trữ các tệp tin điện tử), cũng như ngăn ngừa tình trạng hồ sơ bị thất lạc, ảnh hưởng bởi độ ẩm, nấm mốc (đối với việc lưu trữ thủ công).

3. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên đúng chuẩn 

Một quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả yêu cầu thực hiện các bước đầy đủ liên quan đến việc phân loại, sắp xếp, tổ chức và bảo quản, nhằm đảm bảo tính hợp lý tối đa.

3.1. Chi tiết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự 

- Bước 1: Xây dựng quy định về quản lý hồ sơ nhân sự

Để bảo vệ tài liệu quan trọng, bạn cần xác định cẩn thận loại giấy tờ mà doanh nghiệp sở hữu và thời gian lưu trữ tương ứng. Đặc biệt, tuân theo quy định về quản lý hồ sơ nhân sự cho các tài liệu như chứng từ kế toán, báo cáo tài chính. Cấp phép và phân quyền cho người quản lý hồ sơ bảo mật, cũng như người có quyền tiếp cận. Họ giữ trách nhiệm rất quan trọng trong việc bảo quản và lưu trữ để bảo vệ tài liệu của doanh nghiệp.

- Bước 2: Thống nhất một số quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên

  • Xác định cách lưu trữ hồ sơ nhân sự: chọn địa điểm trong doanh nghiệp hoặc thuê kho;
  • Thời gian hủy hồ sơ và cách thực hiện;
  • Phân loại, sắp xếp và nhận dạng hồ sơ;
  • Danh mục hồ sơ theo cấp độ.

- Bước 3: Chuẩn bị phương thức lưu hồ sơ

Nếu chọn lưu tại doanh nghiệp, tủ đa ngăn sẽ giúp phân loại dễ dàng. Mỗi ngăn được ghi nhãn cho việc tìm kiếm thuận lợi. 

Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng tủ hồ sơ treo tường, hồ sơ theo năm thì thùng có nắp với phân loại màu sắc và nhãn. Hồ sơ cần đựng trong bìa cứng, còng hoặc kẹp giấy phù hợp với tình hình tài chính và cách lưu trữ.

- Bước 4: Phân loại hồ sơ

Trong giai đoạn này, bạn hãy tổ chức hồ sơ tài liệu một cách thông minh để quản lý quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả và tránh nhầm lẫn. Có thể sử dụng các phân loại sau:

  • Theo dự án (tùy theo khu vực, khách hàng, giá trị hợp đồng, thời gian ký…)
  • Theo loại giấy tờ như Hợp đồng, Quyết định, Quy định, Thông báo…
  • Theo thời gian (theo tháng, Quý, năm…)
  • Theo phòng ban hoặc đơn vị.

Lựa chọn cách phân loại phù hợp giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết khi cần.

- Bước 5: Sắp xếp hồ sơ tài liệu 

Sau khi phân loại, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả là đánh dấu hồ sơ bằng chữ viết, màu sắc hoặc sticker để phân biệt, sau đó sắp xếp vào kho lưu hồ sơ. Có thể sắp xếp theo thứ tự từ mới đến cũ hoặc theo bảng chữ cái. Sắp xếp theo tính chất hồ sơ cũng là cách hữu hiệu.

- Bước 6: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ

Các tài liệu điện tử sẽ được tổ chức và lưu trữ trên máy tính hoặc phần mềm hỗ trợ. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự cần tuân theo quy định về quản lý hồ sơ nhân sự rõ ràng như cấu trúc thống nhất, phân loại theo thời gian, dự án và tính chất. Hạn chế đến 3-4 cấp con để tối ưu thời gian tìm kiếm. Trong tài liệu Excel, thêm liên kết để dẫn đến thư mục chứa sẽ giúp quản lý hiệu quả hơn.

- Bước 7: Lưu trữ, cập nhật và bảo quản hồ sơ

Hồ sơ cần được duy trì liên tục, cập nhật khi có thay đổi. Lưu trữ tại vị trí ổn định và tuân thủ các quy định từ bước 1 và 2 để đảm bảo việc quản lý hồ sơ tối ưu.

3.2 Các tiêu chuẩn trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên theo ISO 

Theo tiêu chuẩn ISO, đơn vị lưu trữ hồ sơ cần đáp ứng các yêu cầu như: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng tổ chức, mục tiêu chất lượng theo phòng ban, sổ tay ghi chép chất lượng. Cũng cần thực hiện 6 thủ tục cơ bản trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên gồm kiểm soát tài liệu, đánh giá nội bộ, kiểm tra sản phẩm không phù hợp, khắc phục và hành động phòng ngừa.

3.3 Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên theo ISO 

- Nhận biết hồ sơ: Theo chuẩn ISO, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm việc tạo, cập nhật và lưu trữ hồ sơ cần đáp ứng các yếu tố sau: nhận dạng và mô tả, định dạng đa dạng, xem xét và phê duyệt, mã ký hiệu cho biểu mẫu gốc, số biểu mẫu để tra cứu nhanh, và phân loại hồ sơ trong mục danh mục của từng phòng. Mỗi loại hồ sơ phải có danh sách truy xuất cụ thể.

- Bảo quản hồ sơ: Để đảm bảo quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp nên xác định cách lưu trữ hồ sơ nhân sự dựa vào mức độ quan trọng. Hồ sơ cần lưu giữ trong bìa còng, bìa cứng hoặc hộp bảo quản chất lượng. Hồ sơ phải được phân loại rõ ràng, theo thời gian hoặc khách hàng. Tiêu đề các file phải dễ nhận biết, sắp xếp trong bìa màu khác nhau. 

- Sử dụng hồ sơ: Các phòng ban trong doanh nghiệp được ủy quyền sử dụng hồ sơ phục vụ công việc chuyên môn. Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà quyết định thông báo sử dụng hay không. Để bảo vệ hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ quan trọng, người dùng phải có giấy yêu cầu hoặc giới thiệu và thỏa thuận thời gian sử dụng.

- Thời gian lưu trữ hồ sơ: Thời gian bảo quản hồ sơ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh, yêu cầu khách hàng và quy định pháp luật. Tuy vậy, tất cả hồ sơ đều được giữ ít nhất một năm để đảm bảo đánh giá định kỳ. Thời hạn của quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên có thể từ 3, 5, 10 năm, hoặc lâu hơn, thậm chí vĩnh viễn.

- Phương pháp hủy hồ sơ: Các hồ sơ hết hạn sẽ được hủy bỏ theo cách khác nhau tùy theo mức độ quan trọng. Ví dụ, hồ sơ quan trọng sẽ được hội đồng quyết định cách thức hủy như đốt hoặc cắt thành từng mảnh nhỏ. Đối với tài liệu thông thường, có thể xóa hoặc bán lại một cách đơn giản...

4. Giải pháp cho quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên trong thời kỳ 4.0 

Phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên, tiết kiệm thời gian tạo tài liệu và truy cập thông tin. Hệ thống quản lý tài liệu hiện đại cung cấp thông báo tự động về các sự kiện và đáp ứng nhu cầu lưu trữ hiệu quả hơn hồ sơ nhân viên so với phương pháp truyền thống.

4.1 Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng Excel 

Trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên của một công ty, việc sử dụng các biểu mẫu Excel là thực sự cần thiết để đảm bảo sự tổng quát và chi tiết. Các mẫu Excel phổ biến bao gồm:

- Bảng tổng quan nhân sự: Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về nhân sự hiện đang hoạt động trong công ty.

- Bảng quản lý hợp đồng: Giúp theo dõi thông tin về hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động. Mặc dù đơn giản, bảng này chứa nhiều dữ liệu quan trọng đòi hỏi tính chính xác cao.

- Bảng theo dõi nhân sự mới: Kết hợp danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân, giúp khai thác thông tin về nhân viên trong giai đoạn nhập cư.

- Bảng theo dõi nhân sự nghỉ việc: Tương tự như theo dõi nhân sự mới, bảng này giúp loại bỏ dữ liệu không cần thiết khi nhân viên nghỉ việc, từ đó giảm sai sót và rủi ro sử dụng dữ liệu không còn giá trị.

- Bảng theo dõi biến động lương nhân sự: Theo dõi thay đổi lương, vị trí công việc và chức vụ của nhân viên.

Với khả năng tự động cập nhật và xử lý dữ liệu, Excel hỗ trợ nhà quản trị trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên như sau:

- Theo dõi tuyển dụng: Hiểu rõ các tham số quan trọng trong quá trình tuyển dụng.

- Quản lý công việc và hồ sơ nhân viên thông minh: Điều này giúp kiểm tra hiệu suất làm việc dễ dàng theo ngày, tuần, quý.

- Tự tính toán chỉ số dựa trên dữ liệu thu thập: Giúp đánh giá hiệu quả và xu hướng.

- Tự động kiểm tra, tổng hợp và thống kê hồ sơ nhân viên theo thời gian: Đảm bảo thông tin được bảo quản và cập nhật đầy đủ.

4.2 Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự 

Dưới đây là những đặc điểm nổi bật của phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) đang ngày càng được ưa chuộng trong cách lưu trữ hồ sơ nhân sự:

- Tạo báo cáo chi tiết, hỗ trợ quyết định nhân sự: Các chỉ số quan trọng như thống kê nhân sự, số lượng nhân viên từng phòng ban, lương và thuế được tính toán dựa trên dữ liệu đã lưu trữ. Báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược một cách hiệu quả.

- Bảo mật cao: HRM cho phép phân quyền công việc, phân quyền dự án, giới hạn quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu chỉ cho người có thẩm quyền.

- Lưu trữ chính xác: Dữ liệu nhân sự được lưu trữ trên nền tảng HRM, giúp tìm kiếm nhanh chóng và loại bỏ giấy tờ cũng như hạn chế sai sót.

- Linh hoạt với mọi quy mô doanh nghiệp: HRM phù hợp cho cả doanh nghiệp lớn với lượng dữ liệu lớn. Nhiều người dùng có thể truy cập cùng lúc mà vẫn duy trì tính ổn định.

5. Quy định về quản lý hồ sơ nhân sự 

5.1 Nguyên tắc trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên 

- Trong mục đích sử dụng đối với hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự nhằm phục vụ cho việc thanh tra và kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự liên quan trực tiếp đến việc tính lương cho nhân viên và thường được liên kết với hồ sơ lương để kiểm tra thuế bởi các cơ quan thẩm quyền.

- Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên không đồng nhất cho mỗi doanh nghiệp, phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của loại hồ sơ, như hợp đồng lao động, trả lương, quy chế trả thưởng, và nhiều loại khác. Do đó, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.

- Mỗi người lao động yêu cầu hồ sơ nhân sự được duy trì trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp và liên quan đến các quy trình hoạt động của công ty. Ban đầu, các nhân viên nhân sự thường quản lý và kiểm tra hồ sơ này để thu thập thông tin từ nhân viên.

5.2 Những thông tin cần thiết trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên  

Trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên, những yếu tố quan trọng bao gồm:

- Sơ yếu lý lịch và thông tin cá nhân của mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty.

- Thông tin về quá trình làm việc bao gồm ngày bắt đầu công việc, thăng chức, chức vụ hiện tại và các vị trí trước đó.

- Hợp đồng lao động và các chế độ liên quan đến từng vị trí công việc như nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...

- Ghi chép về ngày nghỉ việc và các ngày nghỉ ốm.

- Quy định về kỷ luật và thông tin liên quan đến quá trình kiểm soát disziplin.

- Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa chủ lao động và người lao động.

Qua việc lưu trữ những thông tin này, doanh nghiệp không chỉ duy trì sự minh bạch trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tạo môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

5.3 Quy định về quản lý hồ sơ nhân sự có thực sự cần thiết 

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau:

- Trước hết, quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên đảm bảo tuân thủ pháp luật, giúp doanh nghiệp tự tin trước các cuộc kiểm tra từ các cơ quan chức năng. Những thông tin quan trọng về nhân viên cần được ghi chép và quản lý cẩn thận bởi bộ phận nhân sự.

- Quy định về quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự. Việc kiểm soát hồ sơ chính xác hỗ trợ việc nắm rõ tình hình nhân sự và khả năng của từng cá nhân. Điều này làm cho việc định vị năng lực và bổ nhiệm trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển lãnh đạo trong công ty.

- Trên thị trường lao động đa dạng nguồn lực, tìm kiếm nhân tài chất lượng cao phù hợp với doanh nghiệp không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Nắm vững cách lưu trữ hồ sơ nhân sự tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lựa chọn nguồn lực và xây dựng đội ngũ mạnh mẽ.

- Ngoài ra, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp với nhân viên. Dù có chính sách nhân sự rõ ràng, nhưng hồ sơ đầy đủ sẽ là bằng chứng hữu ích trong các tình huống pháp lý khi doanh nghiệp phải đối mặt với tranh chấp lao động.

6. Giải đáp một số thắc mắc về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự 

6.1 Trong thời gian thử việc, học việc, bộ hồ sơ nhân sự gồm có những gì? 

Để nộp đơn xin việc, cần chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn chỉnh với các giấy tờ quan trọng được sao chép công chứng, bao gồm:

- Đơn xin việc;

- Sơ yếu lý lịch;

- Chứng minh thư (bản sao công chứng);

- Bằng cấp (bản sao công chứng);

- Nếu ứng viên là người nước ngoài, cần bổ sung giấy tờ visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam (nếu có).

- Đối với người lao động từ 15-18 tuổi, người sử dụng lao động cần có văn bản đồng ý để ký hợp đồng lao động.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tuyển dụng người dưới 15 tuổi, cần:

- Xác minh danh tính của người đại diện bằng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu theo luật pháp của người dưới 15 tuổi;

- Có văn bản chứng thực sự đồng ý của người dưới 15 tuổi để người đại diện hợp đồng lao động theo luật pháp.

6.2 Bộ hồ sơ nhân sự của lao động chính thức gồm có những gì? 

Đối với công nhân chính thức, quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên là quá trình quan trọng, bao gồm không chỉ các tài liệu thử việc và học việc mà còn tất cả những văn bản liên quan trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp. Những điểm chính bao gồm:

- Hợp đồng lao động chính thức, được chuẩn bị bởi công ty.

- Việc đóng bảo hiểm cho nhân viên dựa trên mức lương trong hợp đồng lao động.

- Phụ lục hợp đồng (nếu lương cao hơn các mức bảo hiểm).

- Trong quá trình làm việc, việc thăng cấp, tăng lương sẽ đòi hỏi quyết định nội bộ từ doanh nghiệp.

Các giấy tờ ký kết bởi công nhân sẽ được sao chép thành hai bản và lưu trữ tại doanh nghiệp. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự này cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên.

6.3 Doanh nghiệp có cần quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hay không? 

Mặc dù không có quy định về quản lý hồ sơ nhân sự, tuy nhiên, dựa vào căn cứ lập Sổ quản lý lao động, quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên là bắt buộc. Khoản 1 Điều 12 của Bộ Lao động 2019 về Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động có quy định doanh nghiệp phải quản lý Sổ quản lý lao động: “...Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu..."

6.4 Những giấy tờ liên quan đến quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mà công ty cần lưu trữ 

Tính đến hiện tại, không có quy định về quản lý hồ sơ nhân sự, nhưng với sự quan trọng của cách lưu trữ hồ sơ nhân sự trong việc quản lý lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một số tài liệu cần thiết đã được đề cập:

Thông tin trên Sổ quản lý lao động 

Hồ sơ

Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số CMND hoặc hộ chiếu

Giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu

Bậc trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề

Các loại bằng cấp

Vị trí, loại hợp đồng, thời gian làm việc, lương, nâng bậc, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm

Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc

Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển,...

Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể

Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng

Hợp đồng tập nghề, học nghề, bảng đánh giá…

Bảo hiểm xã hội

Thông tin sổ bảo hiểm xã hội

Kỷ luật, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động

Giấy tờ, hồ sơ liên quan theo Luật bảo hiểm xã hội, Luật an toàn vệ sinh lao động…

Thời gian chấm dứt và lý do tương ứng

Quyết định thôi việc, đơn xin nghỉ việc

6.5 Các giấy tờ cơ bản cần có trong hồ sơ nhân sự 

Theo yêu cầu đặc thù của từng công ty và theo hợp đồng lao động, bộ hồ sơ nhân sự yêu cầu các tài liệu khác nhau. Dưới đây là những tài liệu cơ bản, tối thiểu cần có trong hồ sơ như sau:

- Đơn xin việc

- Sơ yếu lý lịch

- Bản sao chứng minh thư đã được công chứng

- Bằng cấp có bản sao đã được công chứng

6.6 Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên 

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự là do yêu cầu bắt buộc của luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những quy định về quản lý hồ sơ nhân sự. Bộ phận hành chính cần có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.

Khi quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn. 

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh giúp quản lý nhân sự có sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra. 

Kết luận
Trên đây là những thông tin về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp, cùng với các tính năng quan trọng giúp hiệu quả quy định về quản lý hồ sơ nhân sự. Những thông tin này cung cấp hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc xây dựng chiến lược, phát triển đội ngũ, để tối ưu hóa quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách toàn diện. 

ĐỐI TÁC TIN DÙNG VINATEKS

Gọi ngay: 19000126